Emaile transakcyjne w branży telecom

Dynamiczny rozwój internetu, stosowanych technologii w przesyłaniu danych i komunikacji postawiły przed branżą telecom zarówno wiele ułatwień, jak i wyzwań.

Za pomocą emaili wysyłane są przede wszystkim faktury, przypomnienia o płatnościach, powiadomienia o abonamentach oraz nowych ofertach. Zapewnienie najwyższej jakości komunikacji email wymaga od firmy wielu wyzwań i przygotowań. Warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenie takich przesyłek, analitykę i wysoką dostarczalność.

Jak zabezpieczyć emaile transakcyjne?

Podstawą bezpieczeństwa jest wdrożenie certyfikatów typu SPF, DKIM i DMARC. Czy wiesz, za co są odpowiedzialne i dlaczego są tak ważne?

• SPF – jest podstawowym i absolutnie minimalnym zabezpieczeniem. Pozwala wskazać, które adresy IP mogą wysyłać emaile z naszej domeny. Niestety, SPF można w prosty sposób oszukać, dlatego nie jest on wystarczający, a wdrożenie kolejnych certyfikatów jest niezbędne.
• DKIM – to dodatkowe zabezpieczenie zostało wprowadzone w odpowiedzi na problemy związane z SPFem. DKIM wskazuje, czy wiadomość wysłana z danej domeny, została rzeczywiście wysłana przez prawdziwego nadawcę. Należy wprowadzić to zabezpieczenie jako niezbędną i wymaganą bazę dla uwierzytelnienia DMARC.
• DMARC to najbardziej zaawansowany mechanizm ochronny. Prawidłowe ustawienie DMARC gwarantuje, że nikt nie będzie mógł podszyć się pod Twoją markę. Jedynym minusem tego rozwiązania jest fakt, że wspierają go jedynie globalni ISP – np. Gmail, Yahoo, Hotmail.
• Trusted Sender, czyli zaufany nadawca. To zabezpieczenie przyjęte przez polskich providerów. Taki status przeznaczony jest dla wysyłek emaili transakcyjnych i otrzymują go tylko zweryfikowani nadawcy. Wiadomości Zaufanych Nadawców są oznaczone zieloną kłódką podobną do tej stosowanej przy zabezpieczeniu typu SSL.
• S/MIME – certyfikat, który jest jednocześnie identyfikatorem cyfrowym wydawanym przez odpowiedni organ administracji. Ma na celu szyfrowanie wiadomości, by nie dopuścić do jej podglądu, czy przejęcia przez niepowołane osoby.

Pamiętaj, brak odpowiednich zabezpieczeń może narazić Twoją firmę na ogromne straty finansowe i wizerunkowe, ponieważ cyberprzestępcy tylko czekają na tak dobrą szansę na wykradanie danych i wyłudzanie pieniędzy.

Dlaczego należy walczyć z Phishingiem?

Phishing obecnie jest najczęściej stosowaną metodą oszustw w której przestępca podszywa się pod inną osobę lub instytucję w celu wyłudzenia określonych informacji (między innymi: danych logowania, czy danych karty kredytowej).

Niestety firmy z branży telecom często padają ofiarą działań cyberprzestępców. Hakerzy rozsyłają emaile z łudząco podobnych domen do tej oryginalnej, a w nich przesyłają klientom firm telekomunikacyjnych fałszywe faktury lub zmiany regulaminów. W załącznikach takich emaili niestety często kryją się szyfrujące dane wirusy, programy wykradające hasła i piny do kart kredytowych, itp.Szczególnie narażeni na ataki są najwięksi operatorzy, ponieważ prawdopodobieństwo, że znajdziemy osobę korzystających z ich usług jest wyższe i stwarza szansę na zainfekowanie większej ilości komputerów.

Zazwyczaj firma, która padła ofiarą przestępców nie zdaje sobie sprawy z zagrożenia, a o sytuacji dowiaduje się “po fakcie”, kiedy jej dobry wizerunek został już nadszarpnięty.

Czy Twoje wiadomości docierają na czas?

Dowiedziałeś się właśnie, jak ważne jest bezpieczeństwo emaili. To jednak nie koniec, sama dostarczalność jest także kluczowym elementem. Wysyłanie wiadomości na czas oraz dostarczenie ich do odpowiedniego folderu, pozwala na zwiększenie skuteczności takich wysyłek.

Czy wiesz, z jakimi problemami możesz się spotkać i jak je skutecznie rozwiązać?

• Twój serwer może nie wysłać emaili na czas – sytuacja może mieć miejsce szczególnie w przypadku, jeśli wysyłamy bardzo duże wolumeny emaili. Powinieneś pamiętać, że każdy serwer SMTP posiada ograniczoną przepustowość wiadomości. W wypadku wielomilionowych wysyłek, musimy zaopatrzyć się w odpowiednią liczbę takich maszyn.
  providerzy kont pocztowych posiadają limity odbioru wiadomości email. Jedynym sposobem na “obejściem” tych ograniczeń jest posiadanie umów partnerskich z providerami lub wysyłanie emaili za pomocą autoryzowanych usług;
• Jeśli Twoje emaile nie docierają do odbiorców koniecznie musisz zweryfikować, czy Twoja domena nie trafiła na czarną listę. Zweryfikować czy adres IP widnieje na czarnej liście można za pomocą: anti-abuse.org/multi-rbl-check/, Musisz jednak wiedzieć, że każdy z głównych operatorów email prowadzi swoje wewnętrzne listy, które nie są udostępniane publicznie.
• Warto pamiętać, by emaile marketingowe wysyłane były z innego serwera niż te transakcyjne. To rozdzielenie może “uratować” wysyłki przed trafieniem do SPAMu lub niewłaściwych zakładek w skrzynce adresata.

Czy kontrolujesz co dzieje się po wysyłce?

Istotnym elementem wysyłania najważniejszych emaili, np. tych zawierających zmiany w funkcjonowaniu usługi, regulaminów, a przede wszystkim faktur, jest analityka tego, co dzieje się po wysłaniu wiadomości.

Klienci często nie płacą faktur, gdyż twierdzą, że zawierające je emaile nie docierają do nich.Dzięki pełnej analityce jesteś w stanie zweryfikować nie tylko czy wiadomość dotarła do skrzynki, ale także czy została otwarta, a załącznik pobrany. Wtedy można przyśpieszyć proces odzyskiwania nieuregulowanej płatności.
Szczegółowa analiza na poziomie każdej, pojedynczej wiadomości to niezwykle istotny aspekt skutecznych wysyłek transakcyjnych. Dzięki regularnym analizom możesz szybko wyłapać błędy, optymalizować wysyłki i uchronić się przed utratą klientów.

Co należy sprawdzić w pierwszej kolejności?

• czy wiadomości docierają – może okazać się, że wiadomości bez żadnego problemu docierają do użytkowników posiadających konto na serwerach Interii i Onetu, ale w Wirtualnej Polsce wpadają do spamu lub są całkowicie blokowane;
• szybkość z jaką dostarczasz wiadomości transakcyjne – pamiętaj, że wysłanie wiadomości z Twojego serwera, nie jest równoznaczne z natychmiastowym dostarczeniem jej do użytkownika końcowego;
• czy wiadomości są otwierane – jeśli współczynnik jest mniejszy niż 30%, należy zastanowić się, czy docierają one do skrzynki adresata;
• czy adresaci klikają w link – niska ilość kliknięć w link może oznaczać problem z wyświetlaniem się kreacji lub np. z przyciskiem rejestracji.

Pamiętaj, że skuteczność Twoich wysyłek jest najważniejsze! Dbaj o bezpieczeństwo swojej firmy i nie pozwól aby ona, lub Twoi klienci padli ofiarą oszustwa.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami i śmiało zadaj pytania. Koniecznie załóż darmowe konto już dziś i przetestuj naszą usługę!