Emaile transakcyjne w dużym e-commerce

Prowadzenie własnego sklepu internetowego to wielkie wyzwanie. Czym większy sklep, więcej klientów i zamówień, tym więcej rodzi się problemów, dlatego szczególny nacisk kładzie się na automatyzację i optymalizację działań.

W tym miejscu pojawiają się emaile transakcyjne, które wspierają i ułatwiają obsługę użytkownika. To podstawowe narzędzie, które umożliwia kontakt z klientem. Dzięki automatycznie generowanym wiadomościom email, BOK nie musi każdorazowo dzwonić do klienta, aby przeprowadzić rejestrację, czy zakup lub poinformować o wysyłce towaru.

Przykład maila transakcyjnego z potwierdzeniem zamówienia:

Czy wiesz, jakie grożą Ci konsekwencje w momencie niedostarczenia wiadomości do adresata? Przede wszystkim możesz stracić klientów, do których wiadomości z potwierdzeniami nie zostały doręczone. Ponadto, część z nich zdecyduje się zadzwonić do biura obsługi klienta, aby zapytać o status realizacji zamówienia. Każda taka rozmowa jest kilkukrotnie droższa niż skuteczne dostarczenie wiadomości transakcyjnej. Na koniec, problemy z dostarczalnością kluczowych komunikatów skutkować będą obniżeniem zadowolenia Twoich klientów.

Czy wiesz, jak zadbać o wysyłki emaili transakcyjnych w swoim sklepie online?

Na początek zadaj sobie pytania, które pomogą Ci zdiagnozować problem i poprawić skuteczność:

• Czy Twoje emaile docierają do adresata z opóźnieniem?
• Twoje wiadomości transakcyjne trafiają do folderu SPAM, oferty lub “Inne”, a nie do skrzynki głównej adresata?
• Twoje emaile transakcyjne posiadają niski współczynnik otwarć lub kliknięć w link?
• Twój adres email lub IP widnieją na czarnej liście u któregoś z providerów poczty?
• Nie masz dostępu do statystyk wiadomości transakcyjnych?

Nawet jeśli nie potrafisz z pełną świadomością odpowiedzieć na następujące pytania, warto przeczytać nasz materiał, by upewnić się, że w odpowiedni sposób zadbałeś o swoje emaile transakcyjne. Oto lista najczęstszych problemów z emailami transakcyjnymi w dużym eCommerce wraz z zestawem praktycznych rozwiązań.

Co jeśli emaile transakcyjne docierają z opóźnieniem?

Opóźnienie w dostarczeniu emaila transakcyjnego jest częstym powodem zaniechania przez użytkownika potwierdzenia rejestracji. Doprowadzić to może także do anulowania zamówienia. Jeżeli wiadomość nie dotrze w 5 sekund do skrzynki adresata, Twój użytkownik zaczyna się denerwować. Natomiast jeśli proces trwa dłużej niż 3 minuty, potencjalny klient rezygnuje z podjętej czynności.

Jakie czynniki mogą spowolnić wysyłkę emaili?

• Twój serwer może nie wysłać emaili na czas – ta sytuacja zdarza się w przypadku współdzielenia serwera z innymi użytkownikami lub jeśli wysyłamy duże wolumeny emaili marketingowych jednocześnie z transakcyjnymi. W takim przypadku zalecamy korzystanie z dedykowanego IP pod emaile transakcyjne, co pozwoli rozdzielić te wiadomości od emaili marketingowych.
• Nawet jeśli posiadasz dedykowany serwer do wysyłki wiadomości transakcyjnych możesz spotkać się z problemami w najgorętszych okresach sprzedażowych w ciągu roku. Może okazać się, że rozwiązanie nie wystarcza, a lawinowo rosnąca liczba zamówień w okresach okołoświątecznych może powodować opóźnienie wysyłek. Warto zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami korzystając z dodatkowych zasobów infrastruktury email w chmurze.
• Blokada na poziomie serwerów operatora poczty jest analogiczna do sytuacji na naszych serwerach, gdzie przepustowość wiadomości jest ograniczona. U providerów spotykamy się także z limitami – godzinnymi, dziennymi. Dotyczą one standardowych nadawców wiadomości. Zaufani i zweryfikowani przez providerów partnerzy pozwalają skutecznie unikać limitów. Jednym z partnerów polskich i zagranicznych operatorów skrzynek pocztowych jest EmailLabs, dlatego wysyłając emaile z naszej infrastruktury nie musisz obawiać się opóźnień w dostarczeniu wiadomości.

Emaile trafiają do spamu lub innych zakładek

Emaile transakcyjne są podstawową formą automatyzacji rejestracji i innych procesów zakupowych w każdym e-commerce. To te na które adresat wyczekuje, ponieważ zostały przez niego zamówione. Wiadomość, która trafi do spamu prawdopodobnie nie zostanie zauważona, a to tak samo jakby nie została wcale dostarczona.

Co może być powodem trafiania Twoich wiadomości do SPAMu?

• obecność adresu IP na czarnej liście,
• wysyłka z IP współdzielonego przez który ktoś inny wysłał spam.

W celu pozbycia się problemu należy podjąć następujące kroki.

• Zweryfikuj, czy adres IP widnieje na czarnej liście. Wystarczy, że podasz adres IP z którego wysyłasz wiadomości lub nazwę domeny na stronie anti-abuse.org/multi-rbl-check/, a narzędzie sprawdzi wszystkie najważniejsze czarne listy. Jeśli Twój adres został znaleziony na czarnej liście, należy podjąć następujące czynności:
• Skontaktuj się z administratorem listy;
  • Zapytaj o powód dodania i poproś o usunięcie z listy;
  • Wyeliminuj powód, dla którego trafiłeś na listę;
  • Pamiętaj, jeśli będziesz powielał swoje błędy, administrator nie usunie Cię kolejny raz z listy.
• Posiadając konto wysyłkowe na serwerze współdzielonym musisz mieć na uwadze, że nawet jeśli po Twojej stronie zostały zachowane wszystkie normy, możesz wpadać do spamu. Wystarczy, że jeden z “sąsiadów” wyśle spam, a Ty już tracisz nienaganną opinię. W celu uniknięcia takich sytuacji polecamy własny dedykowany adres IP.

Posiadając własne serwery dedykowane warto pamiętać, by emaile marketingowe wysyłane były z innego serwera niż te transakcyjne. To rozdzielenie może “uratować” wysyłki przed trafieniem do SPAMu lub niewłaściwych zakładek w skrzynce adresata.

Czy wiesz, co dzieje się z Twoim emailem po wysłaniu?

Szczegółowa analiza na poziomie każdej, pojedynczej wiadomości to niezwykle istotny aspekt skutecznych wysyłek transakcyjnych. Dzięki regularnym analizom możesz szybko wyłapać błędy, optymalizować wysyłki i uchronić się przed utratą klientów.

Co należy sprawdzić w pierwszej kolejności?

• czy wiadomości docierają – może okazać się, że wiadomości bez żadnego problemu docierają do użytkowników posiadających konto na serwerach Interii i Onetu, ale w Wirtualnej Polsce wpadają do spamu lub są całkowicie blokowane;
  szybkość z jaką dostarczasz wiadomości transakcyjne – pamiętaj, że czas wysłania z Twojego serwera nie jest równoznaczny z dostarczeniem go do użytkownika końcowego;
• czy wiadomości są otwierane – jeśli współczynnik jest mniejszy niż 30%, należy zastanowić się, czy wiadomość docierają do skrzynki adresata;
• czy adresaci klikają w link – niska ilość kliknięć w link może oznaczać problem z wyświetlaniem się kreacji lub np. z przyciskiem rejestracji.

Sytuacja w emailach jest bardzo dynamiczna, dlatego warto kontrolować ją na bieżąco. Nawet jeśli, jednego dnia emaile docierają bez żadnego problemu, nie możemy mieć pewności co wydarzy się za tydzień lub dwa. W celach testowych należy założyć konta u wszystkich najważniejszych operatorów poczty, aby sprawdzać dostarczalność wiadomości i prawidłowe wyświetlanie kreacji. Następnie wysłać test na założone adresy. Należy powtarzać czynność co najmniej raz w tygodniu. Dodatkowo warto kontrolować parametry związane z samą otwieralnością emaili i zachowaniami z tym związanymi.

Brak zabezpieczeń częstym błędem wysyłek wiadomości

Zabezpieczenia typu SPF, DKIM i DMARC zwiększą nie tylko Twoją dostarczalność, ale również uniemożliwiają podszywanie się pod Twoją domenę. Zabezpieczenie przesyłek jest bardzo istotne dla Ciebie, jak również dla bezpieczeństwa odbiorców.

Phishing coraz częściej dotyka również duże sklepy internetowe. Phisherzy wykorzystują duże znane marki po to, aby wzbudzić zaufanie adresata zainfekowanej wiadomości. W ostatnim czasie ofiarą cyberprzestępców stały się duże polskie i międzynarodowe sklepy internetowe. Ich klienci otrzymali, np. nieprawdziwe faktury zawierające wirusy. Jeśli więc prowadzisz e-commerce o ogólnopolskiej reputacji musisz mieć to zjawisko na uwadze.

Oszuści cały czas próbują podszywać się pod zespół Allegro i wysyłają maile do użytkowników. Oto jeden z ostatnich przykładów (należy przyjrzeć się zaznaczonemu polu „Wysłana przez”:

W dobie phishingu i innych cyberataków pojawia się wiele istotnych zmian w zakresie polityki bezpieczeństwa w skrzynkach pocztowych. Providerzy kont, tak jak Wirtualna Polska, w ostatnim czasie wprowadzają bariery, które mają na celu poprawę bezpieczeństwa użytkowników.

Przy wysyłce emaili transakcyjnych w dużym e-commerce liczy się przede wszystkim skuteczność. Koszt pozyskania jednej rejestracji jest wysoki, dlatego tak ważny jest najwyższy poziom obsługi każdego klienta.

Automatyzacja działań to podstawa, dlatego przenosząc swoje wysyłki do EmailLabs, zaoszczędzisz czas i pieniądze. Dodatkowo zyskasz także:

• Zwiększenie dostarczalności wiadomości email oraz pełną analizę każdego emaila w czasie rzeczywistym.
• Zdecydowane zwiększenie szybkości wysyłek, dzięki w pełni skalowalnej infrastrukturze w chmurze.
• Ochronę przed Phishingiem, dzięki SPF, DKIM, DMARC, s/mime, TLS i Trusted Sender;
• Szybką integrację, prosty cennik i jasne zasady współpracy.
• Najlepsza obsługa klienta (profesjonalne wsparcie na każdym kroku działalności).

Zabezpieczając swoje wysyłki zadbaj, by docierały na czas. Dzięki temu minimalizujesz ryzyko niedostarczenia emaili zawierających potwierdzenie rejestracji czy zamówienia. Te wiadomości są bardzo istotne z perspektywy klienta, dlatego brak dostarczenia może wpłynąć na zaufanie do marki lub brak płatności za zamówiony towar.

Chcesz wysyłać skuteczniej swoje emaile? Skontaktuj się z nami.