FAQ: RODO kontra rzeczywistość

Temat RODO budzi wiele pytań, dlatego postanowiliśmy zebrać je w jedno miejsce, by skutecznie rozwiać Twoje wątpliwości związane z działaniem naszej usługi po 25 maja 2018.

Jestem klientem, który posiada płatny abonament w EmailLabs. Czy do aktualnej umowy powinniśmy podpisać aneks?

Nasza umowa nie zmieni się, a potrzebny będzie jedynie aneks, który ureguluje kwestie związane z RODO. Ten aneks nazywa się Umową powierzenia danych osobowych lub podpowierzenia danych osobowych. Dodatkowo należy zaakceptować nowy regulamin przetwarzania i administrowania danymi w zakresie naszej usługi.

Tę kwestię możemy regulować na dwa sposoby:

• papierowa umowa przesłana drogą tradycyjną,
• umowa i regulamin w formie elektronicznej, które można podpisać za pośrednictwem panelu usługi.

Zarówno droga tradycyjna, jak i elektroniczna są dla nas wiążące. Pierwsza, dzięki tradycyjnemu podpisowi osoby upoważnionej do zawierania umów, druga dzięki weryfikacji elektronicznej w panelu usługi, która traktowana jest równorzędnie z podpisem odręcznym.

Cena oraz dotychczasowe warunki realizacji usługi (współpracy) nie podlegają zmianie, chyba że RODO wskazuje inaczej. To jednak zostało określone szczegółowo w naszym regulaminie.

Jestem klientem, który korzysta z Pakietu Freemium w EmailLabs. Czy do aktualnej umowy powinniśmy podpisać aneks?

W pakiecie Freemium nie zmienia się nic – ceny, zakres umowy i kompetencji. Wymagane jednak będzie podpisanie regulaminu przetwarzania danych osobowych oraz umowy o powierzeniu danych osobowych. To niezbędne elementy, aby wysyłać bez zmian wszystkie wiadomości.

Tę kwestię możemy regulować na dwa sposoby:

• papierowa umowa przesłana drogą tradycyjną,
• umowa i regulamin w formie elektronicznej, które można podpisać za pośrednictwem panelu usługi.

Zarówno droga tradycyjna, jak i elektroniczna są dla nas wiążące. Pierwsza, dzięki tradycyjnemu podpisowi osoby upoważnionej do zawierania umów, druga dzięki weryfikacji elektronicznej w panelu usługi, która traktowana jest równorzędnie z podpisem odręcznym.

Założyłem lub zamierzam założyć konto w EmailLabs – czy coś zmieni się w kontekście RODO w podpisywaniu umowy lub muszę obowiązkowo wziąć płatny pakiet w usłudze?

Wszystkie zasady korzystania z naszej usługi, jak i kwestia płatności pozostają bez zmian. Jednak wysyłka wiadomości nie będzie możliwa do momentu akceptacji regulaminu administracji danymi osobowymi, jak również podpisania umowy powierzenia. Po tych krótkich i prostych czynnościach użytkowanie EmailLabs pozostaje bez zmian.

Tę kwestię możemy regulować na dwa sposoby:

• papierowa umowa przesłana drogą tradycyjną,
• umowa i regulamin w formie elektronicznej, które można podpisać za pośrednictwem panelu usługi.

Zarówno droga tradycyjna, jak i elektroniczna są dla nas wiążące. Pierwsza, dzięki tradycyjnemu podpisowi osoby upoważnionej do zawierania umów, druga dzięki weryfikacji elektronicznej w panelu usługi, która traktowana jest równorzędnie z podpisem odręcznym.

Czy Pakiet Freemium pozostaje, czy zostanie zamieniony na obowiązkowy pakiet płatny?

Ceny pakietów oraz ich zakresy pozostają bez zmian. EmailLabs po wejściu RODO w życie nie rezygnuje z Pakietów Freemium.

Tu pojawia się jedna, bardzo istotna zmiana. Bez przejścia procedury, tj. bez uzupełnienia danych w panelu EmailLabs, bez akceptacji Umowy RODO i Regulaminu oraz bez weryfikacji telefonicznej, za pomocą nowego konta nie będzie można wysyłać wiadomości email.

Co stanie się z moim kontem, jeśli nie podpisze umowy o powierzeniu danych osobowych?

Jeżeli Twoje konto nie zostało nigdy aktywowane przez BOK lub nie posiadasz umowy płatnej, to w ciągu 30 dni od wejścia w życia RODO lub od czasu braku regulacji papierów, o których mówiliśmy w pierwszych 3 punktach, konto zostanie trwale usunięte.

30 dni braku podpisania umowy i akceptacji regulaminu skutkuje całkowitą blokadą konta, którą można szybko zdjąć z profilu.

Czym różni się umowa o powierzeniu danych osobowych od tej o podpowierzeniu?

Umowa o powierzenie reguluje kwestie bezpośredniego powierzenia przez firmę danych osobowych zawartych w bazach do firmy mającej na celu zarządzanie danymi i ich przetwarzanie. Powierzający jest bezpośrednio właścicielem tej danej bazy danych. To oznacza nic innego jak to, że wyrażasz zgodę na dostęp do Twoich danych oraz wykonywanie czynności związanych z usługą – w tym wysyłkę emaili związanych z EmailLabs.

Umowa o podpowierzeniu jest umową, która pozwala na dodanie w procesie przetwarzania danych osobowych pośrednika między właścicielem a przetwarzającym. Wielkość firmy nie ma tu znaczenia. Tutaj najważniejsze jest to, do kogo należy baza firmy, czy bezpośrednio dana firma jest jej właścicielem, czy korzysta w swojej działalności z baz firm trzecich?

Czy muszę podpisać nową Umowę w formie papierowej?

Nie wymagamy od naszych klientów podpisania nowej umowy w formie tradycyjnej (papierowej). RODO również nie nakłada na nas takiego obowiązku. Akceptacja Umowy może się odbyć w formie elektronicznej za pomocą naszego formularza. W swoim panelu każdy klient będzie mógł pobrać kopię zaakceptowanej umowy.

Jeżeli jednak wymogiem klienta będzie podpisanie umowy w formie tradycyjnej, to taki dokument również możemy sporządzić. Wszystko zależy od potrzeb klienta.

Więcej o zagadnieniu można przeczytać w poprzednim artykule Agaty: RODO w pigułce

Masz pytania? bok@emaillabs.pl