Porównujemy: własna infrastruktura e-mailowa czy E-mail Restful API od EmailLabs?

Decyzja, czy stworzyć i rozwijać własną infrastrukturę e-mailową czy skorzystać z narzędzia Email Rest API, jak EmailLabs, nie należy do łatwych. Jest kilka aspektów, które należy wcześniej sprawdzić aby zadecydować o tym, czy lepiej kupić usługę czy lepiej zbudować podobne rozwiązanie samodzielnie.

Wśród nich znajdują się dostarczalność, know-how i kontakt z lokalnymi i globalnymi providerami pocztowymi, koszty obu ścieżek, skalowalność oraz bezpieczeństwo. Nie bez znaczenia są raporty ze szczegółowymi danymi, zawierające komunikaty zwracane przez providerów pocztowych, czy informacje o listowaniu na Czarnych Listach (tzw. RBL).

Dbałość o dostarczalność e-maili

Czym jest dostarczalność? To skuteczne docieranie Twoich wiadomości do skrzynki odbiorczej. Wiadomości transakcyjne muszą trafiać do skrzynki głównej, wiadomości promocyjne, newslettery zaś do Ofert czy zakładki Newslettery. Jeśli zaś wiadomości trafiają do folderu SPAM albo nie docierają w ogóle, to znaczy że występują spore problemy z dostarczalnością. Za większość tych problemów odpowiada reputacja nadawcy. Jeśli korzystasz z własnej infrastruktury musisz troszczyć się o nią samodzielnie. W EmailLabs dbamy o jak najwyższą reputację domeny wysyłkowej oraz wspieramy Cię w tym, abyś samodzielnie budował swoją reputację, unikał listowania na RBL- ach, a jeśli się to już wydarzy, pomagamy w delistingu. Dedykowane adresy IP, które przygotowujemy dla Klientów są odpowiednio “wygrzane” tak, aby skutecznie obsłużyć ruch do lokalnych (Grupa WP, Grupa Onet, Interia, Seznam.cz, Libero.it, Orange.fr i wiele innych) i globalnych ISP, jak Gmail, Hotmail czy wysyłki do Verizon (Yahoo, AOL). Bez takiego wstępnego procesu, większe wysyłki z nowych adresów IP mogą zostać zwyczajnie odbite i nigdy nie będą dostarczone poprawnie.

EmailLabs	Własna infrastruktura
automatyczna autoryzacja wysyłek do polskich providerów w cenie pakietu	budowa relacji z każdym z polskich dostawców pocztowych i autoryzacja na kilku różnych umowach
zgodność z aktualnymi wymogami polityk antyspamowych wszystkich liczących się providerów pocztowych	samodzielne śledzenie zmian po stronie ISP (zmiany w obrębie klasyfikacji ruchu)
wbudowane w panel czarna i biała lista pozwalają na optymalizację reputacji wysyłkowej	samodzielne blokowanie nieistniejących adresów e-mail
wbudowana opcja śledzenia feedback loops (oznaczeń jako spam)	oprogramowanie statusów feedback loops
najwyższa w Gmailu reputacja naszych domen wysyłkowych w pakiecie	samodzielne śledzenie reputacji wysyłkowej domeny i adresów IP
logi wiadomości z komunikatami od ISP (komunikaty mówiące o przyczynach blokady, listowaniu na RBL itd.)	zbudowanie własnej analityki e-mailowej

Know-how i obsługa zgłoszeń do providerów pocztowych

Każdy z dostawców poczty ma swój własny model biznesowy. Gmail udostępnia pocztę e-mail za darmo zarówno nadawcom jak i odbierającym wiadomości, w zamian za dane o użytkownikach wykorzystywane później w sieci reklamowej na której potentat zarabia. W Polsce Gmail stanowi 36% skrzynek e-mail. Jednak wciąż największa część tego tortu, bo ponad 54%, należy do polskich providerów.

Polscy dostawcy mają nieco inne podejście niż Gmail; Każdy z nich posiada swoje limity przyjmowania wiadomości w czasie. Ruch premium, który jest dodatkowo płatny pozwala znieść limity, blokady i alerty, które pojawiają się kiedy próbujemy przejść z nieautoryzowanego e-maila np. na stronę sklepu online (z każdego e-maila na WP który wpadnie do Ofert bądź do Spamu). W EmailLabs wszystkie wysyłki są autoryzowane i nie musisz martwić się o umowy.

Każdy z lokalnych i globalnych providerów stosuje własne zasady przyjmowania wiadomości. Oznacza to, że klasyfikacja wiadomości u każdego z nich oparta jest o różne wytyczne ich polityk antyspamowych. Mniejsi dostawcy mają uproszczone zasady; więksi często opierają się o uczenie maszynowe, aby precyzyjniej podzielić wiadomości na foldery (albo nie przyjąć ich w ogóle). Pewne zasady pozostają niezmienne, jak na przykład weryfikacja nagłówka list-unsubscribe, inne zasady czasem zmieniają się i aby cieszyć się dobrą dostarczalnością, trzeba je śledzić i dopasowywać się do nowych warunków. W EmailLabs to my w Twoim imieniu kontaktujemy się z providerami, śledzimy i jesteśmy zawsze na bieżąco jeśli chodzi o nowości na rynku poczty e-mail. Do wielu z providerów mamy bezpośredni kontakt, dzięki czemu w razie problemów możemy zadziałać szybko i efektywnie.

EmailLabs	Własna infrastruktura
autoryzacja wysyłek w każdym pakiecie	zagrożenie blokadami wysyłek przez brak umów z lokalnymi ISP (zwłaszcza wtedy, gdy wysyła się wiele e-maili w krótkim czasie)
kontaktowanie się z providerami w Twoim imieniu	samodzielne poznawanie i dopasowanie się do wytycznych supportu poszczególnych providerów
znajomość zasad polityk antyspamowych wszystkich liczących się dostawców skrzynek	samodzielne śledzenie zmian w politykach antyspam

Raportowanie działań emailowych: wiedza o Twoich wysyłkach bez szklanej kuli

Dla każdego liczącego się biznesu kanał e-mail jest podstawowym miejscem nawiązywania i utrzymywania relacji z Klientami. Jest też miejscem budowania satysfakcji ze stykania się z daną marką. Albo też jej braku jeśli wiadomości nie docierają w ogóle, docierają do folderów, w których Klienci się ich nie spodziewają, wreszcie, kiedy nie docierają na czas. Skąd wiemy że z naszymi wysyłkami jest dobrze albo źle i dlaczego bywa źle? Możemy zapisać się do naszej bazy z wielu różnych skrzynek i sprawdzić, czy docierają i jak wyświetlają się wiadomości. Pewne zależności jednak można zaobserwować na większych wolumenach. Dlatego warto, tak jak w EmailLabs, korzystać z zaawansowanej analityki e-mailowej. Śledzić nie tylko OR, CTR, ale i wiele innych statusów, które mogą świadczyć o blockach, bouncach z różnych powodów, analizować feedback loops, śledzić (oby nie!) abuse itd. Wszystko od ogółu po najdrobniejszy szczegół: możesz sprawdzić liczbę e-maili wysłanych w czasie, czas dostarczenia wiadomości, ewentualne opóźnienia i możliwe ich przyczyny.

Zaawansowane logi wiadomości pozwalają sprawdzić dokładny komunikat z jakim serwer odbiorczy odbił wiadomość. Co więcej wszystkie te statystyki znajdują się w uporządkowanej, czytelnej dla osoby nie zaawansowanej technicznie, formie. Mając swoje rozwiązanie taką pracę musisz odrobić sam, a właściwie to odrabiać, bo dbałość o utrzymanie raportów zgodnie ze zmieniającymi się zasadami ISPs kosztuje. Potrzebne będą do tego osoby z odpowiednimi kompetencjami, które przeniosą te wytyczne na grunt Twojego biznesu.

EmailLabs	Własna infrastruktura
dokładne statystyki z wiadomości, jak OK, dropy, bounce, czy feedback loops	samodzielna budowa kompleksowych mierników jakości wysyłek; większość systemów nawet klasy automation ma bardzo podstawowe dane, nie pozwalające na optymalizację wysyłek
szczegółowe logi z każdej pojedynczej wiadomości z dokładnym komunikatem zwracanym przez providera	stworzenie Czarnej listy odsiewającej nieistniejące adresy e-mail może być wymagające
czytelny, prosty panel	niektóre narzędzia umożliwiają pobieranie statystyk po API, ale musisz je ułożyć w czytelny sposób
raporty na e-maila po przekroczeniu alarmującego poziomu HardBounce, SpamBounce	monitoring wysyłek leży po Twojej stronie

Szyfrowanie wiadomości i bezpieczeństwo danych

W EmailLabs wszystkie wiadomości są ustandaryzowane, czyli zarządzane w ściśle określony sposób. Są szyfrowane i w pełni bezpieczne, co gwarantuje posiadany przez nas certyfikat ISO 27001. Tworząc własne rozwiązanie będziesz musiał pamiętać o uwierzytelnieniach – przynajmniej SPF, DKIM dla zabezpieczenia możliwości podszywania się pod Twoja domenę, ale też dlatego że dla wielu providerów te wpisy są dziś wymogiem dla utrzymania dobrej dostarczalności e-mail. Będzie to wymagało pewnej wiedzy – jak np. podłączenie DMARC, który kiedy funkcjonuje na tej samej domenie z której wychodzi poczta firmowa może spłatać nam figla. Znów więc koszty pracy.

EmailLabs	Własna infrastruktura
panel pozwala na konfigurację SPF, DKIM i DMARC (wszystkie uwierzytelnienia od pakietu PRO)	przed wysłaniem wiadomości e-mail musisz poprawnie uwierzytelnić swoją wiadomość e-mail, konfigurując protokoły, takie jak SPF, DKIM i DMARC
dla wiadomości transakcyjnych jest możliwość ustawienia certyfikatu S/MIME	know-how o certyfikacie S/MIME musisz zbudować po swojej stronie
TLS jest dostępny w każdym pakiecie	musisz sam zadbać o wdrożenie TLS w minimalnej wymaganej wersji
infrastruktura i bezpieczeństwo danych zgodnie z ISO 27001	monitoruj poziom bezpieczeństwa, prowadź analizę ryzyk i dobierz właściwe osoby odpowiedzialne za te procesy w Twojej organizacji

Skalowalność wysyłki emaili

Wysyłka e-maili wydaje się prostym procesem. I zazwyczaj tak jest. Ale kiedy wysyłasz już 5 milionów e-maili w miesiącu to pojawią się pewne aspekty, które mogą Cię zaskoczyć. Mając własną infrastrukturę budujesz ją pod planowane wolumeny. Czasem z wyprzedzeniem i przez większość czasu czeka ona na zakładany pik, który niekiedy się nie wydarza. Czasem nagle plany zmieniają się, projekt się poszerza i wolumeny rosną z tygodnia na tydzień. Jak w tak krótkim czasie przygotować łącze, potrzebne serwery smtp i je odpowiednio skonfigurować, wygrzać (jak to mówi się w naszym e-mailowym żargonie)? Jeśli korzystasz z EmailLabs nie musisz zadawać sobie tych wszystkich pytań. W każdym momencie, czy w okresie zwiększonego zapotrzebowania na wysyłki, czy wręcz kiedy nie planujesz już większych, częstych wysyłek, możesz swobodnie przechodzić pomiędzy pakietami. Od planu Essential po Enterprise – kiedy rośniesz, po wygodne freemium – kiedy decydujesz się na pivot (pakiet Startup masz zawsze za free ale obowiązuje limit 800 wiadomości dziennie). W każdy mamy dla Ciebie infrastrukturę dopasowaną do Twoich potrzeb, która zadziała praktycznie “od zaraz”. Nawet wymagający proces wygrzewania zajmuje (w zależności od wielkości bazy) od 3-10 dni roboczych. Więc z naszą pomocą sprawnie włączysz szósty bieg wtedy, kiedy potrzebujesz.

EmailLabs	Własna infrastruktura
jeśli wysyłasz więcej, przechodzisz na wyższy pakiet	infrastruktura wymaga nakładów pracy ludzkiej i pochłania koszty utrzymania
jeśli nie korzystasz, przechodzisz na pakiet Startup, który jest zawsze za free (limit 800 e-maili dziennie)	wzrost wysyłek wiąże się z rozbudową infrastruktury i wymaga wymyślenia i przetestowania tego, jak technologia ma skalować się wraz ze wzrostem wolumenów
nie potrzebujesz know-how i większych inwestycji, aby wysyłać więcej	know-how zazwyczaj będziesz budował od podstaw
standardowe SLA wynosi 99% (możliwość dopasowania zapisów umowy SLA do indywidualnych wymogów)	zadbaj o niezawodność i dostępność usługi

Koszty outsourcingu email: za co płacisz? 

Cena rozwiązania jest ważniejszym determinantem wyboru. Koszt outsourcingu usługi na pierwszy rzut oka może wydawać się spory, jednak po krótkiej analizie, kiedy podsumujemy przygotowanie i utrzymanie software, hardware czy koszty pracy ludzkiej, to szybko zmieniamy zdanie. Własne rozwiązanie wydaje się pewniejsze, bo wszystko mamy u siebie, czyli teoretycznie pod kontrolą. To również jest bardzo złudne. Tymczasem to, że mamy wysyłkę e-mail u siebie może oznaczać, że kiedy “coś się wysypie”, koszty związane z własnym rozwiązaniem mogą wielokrotnie przewyższać kilku miesięczny abonament rozwiązania SAAS. Mając email Rest API od EmailLabs masz pewność, że usługa działa 24/7, gdyż nad jej utrzymaniem i rozwojem czuwa zespół wyspecjalizowanych osób, ale też dlatego że każde zewnętrzne rozwiązanie zakłada gwarantowany poziom SLA, a koszty napraw, konserwacji są przewidziane w cenie i nie musisz się nimi martwić. Usługa musi działać bo służy dziesiątkom tysięcy firm.

EmailLabs	Własna infrastruktura
nie musisz martwić się o aktualizacje	koszty stworzenia i utrzymania własnego oprogramowania, koszty niezbędnych aktualizacji, dopasowania do wymagań providerów
korzystasz z najlepszych, bezpiecznych serwerowni w cenie usługi	koszty łącza, serwerowni, zakup serwerów SMTP jest po Twojej stronie
korzystasz z SLA	ponosisz koszty supportu i monitoringu
nie martwisz się o awarie	ponosisz koszty awarii
naprawy masz w cenie pakietu	odpowiadasz za utrzymanie usługi w trybie 24/7

Dlaczego warto korzystać z infrastruktury EmailLabs? Sprawdź opinie naszych klientów. Jeśli obawiasz się, że zmiana własnej infrastruktury na outsourcowaną jest zbyt dużą rewolucją, wybierz jeden fragment systemu, jak np. rejestracje w aplikacji czy porzucone koszyki i przetestuj nasze rozwiązanie. Zazwyczaj w przypadku tylko polskich providerów już w pierwszym miesiącu korzystania zauważa się spadek blokad aż o 20%. Dlatego warto wdrażać nowe technologie, nie tylko w obszarze automation, ale też przede wszystkim w obrębie infrastruktury e-mailowej bo, co by nie mówić, ten kanał jest niezmiennie podstawowym sposobem komunikacji z klientami.

Sprawdź sam, jak dobrze EmailLabs spełni Twoje oczekiwania: