Jakie wiadomości można wysyłać za pomocą EmailLabs?

EmailLabs to usługa, która oferuje swoim klientom zewnętrzne serwery SMTP. Za ich pomocą możesz wysyłać swoją komunikację Email. Musi ona jednak posiadać zamówiony charakter. Oznacza to, że podmiot, do którego jest wysyłana elektroniczna korespondencja musi wyrazić wcześniej zgodę na jej otrzymywanie. Jest to najważniejszy warunek jaki należy spełnić, aby można było korzystać z platformy EmailLabs. Zgodę możesz uzyskać na wiele sposobów. Poprzez zaakceptowanie przez klienta regulaminu Twojej usługi czy zachęcenie go do zapisu na newsletter. Metoda pozyskania takiej zgody jest dowolna. Ważne jest to abyś ją posiadał w momencie wysyłki a klient był świadomy tego, że taką zgodę wyraził.

Kolejną ważną kwestią jest określenie typu wiadomości jakie chcesz wysyłać za pomocą EmailLabs. Nasza infrastruktura serwerowa może obsłużyć ruch transakcyjny oraz marketingowy. Została ona zaprojektowana tak, aby obie grupy wiadomości były od siebie odseparowane i niezależnie obsługiwane przez nasz system. W ten o to sposób możemy zadbać o reputację serwerów oraz domen From a także zagwarantować lepszą dostarczalność. Dlatego tak ważne jest określenie samego charakteru wysyłanych wiadomości Email. A jak się często okazuje, nie jest to takie proste.

Komunikacja Email praktycznie co roku się zmienia. Nie tylko pod względem technicznym, ale również swojej zawartości. Proces ten na pewno przyśpieszyła pandemia, która nie tylko spowodowała wzrost światowego ruchu Email, ale także wymusiła na nadawcach poszukiwanie bardziej atrakcyjnych form komunikacji z klientem. Obecnie wiadomości Email są coraz bardziej multimedialne, spersonalizowane a także niekiedy zacierają granicę między komunikatem transakcyjnym a marketingowym. Może to powodować problemy z odpowiednią ich klasyfikacją. Dlatego w dalszej części artykułu zostanie omówiony podział wiadomości Email jakie obecnie można wysyłać za pomocą EmailLabs.

Wiadomości transakcyjne

Pierwszą grupą są maile transakcyjne. Jak sama nazwa wskazuje, tego typu wiadomości są najczęściej wysyłane w ramach procesu obsługi klienta danej usługi, strony internetowej, platformy zakupowej czy wybranej aplikacji (tzw. wiadomości obsługowe).

Cechą charakterystyczną ruchu transakcyjnego jest to, że jego generowanie jest zazwyczaj uzależnione od aktywności klientów. Dopiero ich działania uruchamiają odpowiednie procesy systemowe, które ze względów administracyjnych oraz bezpieczeństwa wymagają wysłania specjalnie przygotowanej wiadomości Email. Ze względu na to, że typowy ruch transakcyjny jest realizowany w trybie 1:1 wykazuje on raczej niskie wolumeny wysyłkowe. Jednocześnie uzyskując bardzo wysoki wskaźniki otwarć.

Na platformie EmailLabs do tej grupy komunikatów jest również zaliczana:

• Zewnętrzna korespondencja biznesowa – wszelkie wiadomości jakie każdego dnia są wysyłane przez pracowników firmy do np. klientów, podwykonawców czy kontrahentów. Jest to zatem komunikacja Email służąca do nawiązywania oraz utrzymywania codziennych relacji biznesowych.
• Wewnętrzna korespondencja firmowa – grupa wiadomości Email, która jest generowana między pracownikami danej firmy. Każdego dnia umożliwia ona wymianę informacji wewnątrz organizacji.

Zewnętrza oraz wewnętrzna komunikacja Email zazwyczaj zawiera unikalną treść a także nie wymaga aktywności jej odbiorców, aby została wygenerowana.

Do grupy wiadomości transakcyjnych można zaliczyć m.in:

• potwierdzenie założenia lub usunięcia konta użytkownika,
• przypomnienie hasła,
• wiadomości powitalne,
• podziękowania,
• prośby o feedback,
• wiadomości rozliczeniowe oraz faktury,
• status zamówienia (wiadomości kurierskie),
• potwierdzenie nadania zwrotu,
• potwierdzenie realizacji przelewu (płatności),
• indywidualne alerty dostępności produktu lub usługi,
• wiadomości windykacyjne,
• potwierdzenie wysłania wiadomości (zapytania),
• potwierdzenie rejestracji / umówienia wizyty (placówka administracyjna, medyczna),
• zakup biletu itd.

Wiadomości marketingowe

Wiadomości marketingowe są wykorzystywane do prowadzenia działań sprzedażowych i promocyjnych. Najbardziej znaną formą komunikatu marketingowego jest Newsletter. Są to szczegółowo zaplanowane kampanie wysyłek, które odbywają się cyklicznie według ustalonego harmonogramu. Posiadają one stricte marketingowe kreacje Email, które odznaczają się dużą ilością sprzedażowych zwrotów, obrazów oraz linków. Stanowią pakietową ofertę, która ma na tyle zainteresować subskrybenta, aby przekierować go na odpowiednią stronę gdzie dokona transakcji. Ze względu na fakt, że ich głównym zadaniem jest dotarcie do jak największego grona odbiorców w określonym czasie, to często nazywane są również wysyłkami masowymi.

Obecnie jednak można zauważyć, że branża eCommerce powoli odchodzi od takich praktyk. Tendencja ta zdobywa coraz więcej zwolenników, ponieważ typowy Newsletter wysyłany często i masowo przestaje mieć taką efektywność jak jeszcze kilka lat temu. Wynika to głównie z coraz większej konkurencji na rynku eCommerce. Lekarstwem na tą sytuację ma być marketing  personalizowany, który charakteryzuje się bardziej indywidualnym podejściem do klienta stającego się coraz bardziej świadomym uczestnikiem marketingowej komunikacji Email. W związku z tym ten nowy typ wiadomości marketingowych w większym stopniu uwzględnia potrzeby i preferencje odbiorcy. Kampanie są mniejsze a sama treść wiadomości zaczyna mieć cechy komunikacji transakcyjnej.

Wiadomości marketingowe to:

• głównie szeroko rozumiany Newsletter,
• indywidualne oferty handlowe,
• wszelkie maile promocyjne i reklamowe.

Wiadomości semi-transakcyjne

Istnieje jeszcze jedna grupa wiadomości, którą określa się jako ruch semi-transakcyjny. Są to oczywiście wiadomości transakcyjne, które ze względu na swój duży wolumen wysyłkowy, powtarzającą się treść oraz niski wskaźnik otwarć są traktowane przez providerów jako kampanie marketingowe. To zjawisko przypisane jest głównie do wiadomości administracyjnych, które mogą dotyczyć praktycznie każdego aspektu funkcjonowania firmy czy usługi. Zazwyczaj są one generowane systemowo a następnie automatycznie wysyłane do wszystkich klientów (użytkowników).

Ze względu na swój charakter, wiadomości semi-transakcyjne pod względem obsługi są bardzo wymagającym ruchem. Trudno bowiem przewidzieć w jaki sposób systemy pocztowe u poszczególnych providerów zaklasyfikują tego typu ruch.

Wiadomości semi-transakcyjne to kampanie transakcyjne informujące m.in. :

• o zmianie regulaminu,
• zmianie oferty cenowej,
• wydanym biuletynie,
• przeprowadzanych pracach technicznych,
• awariach systemu,
• dostępnych ogłoszeniach (developerskie, oferty pracy),
• powiadomienia administracyjne o otrzymanej wiadomości na portalu (platformie społecznościowej),
• życzenia świąteczne,
• zaproszenia na szkolenia oraz konferencje,
• zaproszenia do udziału w przetargu itd.

Podsumowanie

Reasumując, platforma EmailLabs oferuje swoim klientom specjalistyczną infrastrukturę serwerową, przy użyciu której można wysyłać dowolny rodzaj wiadomości transakcyjnych oraz marketingowych. Ponadto jest ona zaprojektowana tak, aby obie grupy wiadomości wzajemnie na siebie nie wpływały, co znacząco poprawia ich dostarczalność. Jedynym warunkiem korzystania z naszej usługi jest to, aby wiadomości miały charakter zamówiony.