Unikaj problemów z dostarczalnością emaili na skrzynki Microsoft (Outlook, Hotmail, Live,MSN)

Skrzynki należące do Microsoftu, czyli Outlook.com, Hotmail, Live Mail i MSN cieszą się popularnością szczególnie za granicą. Szacuje się, że wszystkie stanowią 5% światowego rynku email. Biorąc pod uwagę, że konto pocztowe posiada około 4 mld osób na świecie, 5% to całkiem sporo. Jak skutecznie dostarczać emaile na skrzynki użytkowników, którzy posiadają emaila na którymś z kont Microsoftu?

Temat  algorytmów Microsoftu był przez wielu z Was poruszany w naszych ostatnich rozmowach. Niektórzy z Was pytali, jak można skontaktować się z postmasterami tego operatora. O tym wszystkim, zwłaszcza o tym, jak budować wysoką dostarczalność emaili transakcyjnych i marketingowych wysyłając do Hotmaila, dowiecie się dziś z naszego artykułu.

Jak umieścić wiadomości w skrzynce odbiorczej użytkownika?

Microsoft używa własnych wewnętrznych filtrów antyspamowych: Exchange Online Protection i SmartScreen, aby chronić swoich użytkowników przed spamem.

• Exchange Online Protection koncentruje się przede wszystkim na jakości IP, reputacji domeny, uwierzytelnieniu i infrastrukturze, a mniej na filtrowaniu samej treści.
• Na filtr SmartScreen wpływa wiele czynników związanych z nadawcą, w tym m.in. adres IP nadawcy, domena, jakość listy kontaktów, treść i zaangażowanie użytkowników.

Jeżeli nie czytasz naszego bloga na bieżąco, możesz jeszcze nie wiedzieć, jak zbudować wysoką reputację domeny. Dlatego przypominamy: w świecie emaili jest ona związana z zestawem specyficznych metryk. Wysoka reputacja, podobnie jak mocna marka na rynku, jest budowana stopniowo, a cały proces wymaga czasu.

Natomiast uwierzytelnienie wiadomości to inaczej zabezpieczenie wysyłki i udowodnienie operatorom poczty, że wiadomość rzeczywiście pochodzi od Ciebie, a nie od podszywającego się pod Ciebie spamera. Dzięki uwierzytelnieniu wiadomości chronimy naszych odbiorców przed próbami wyłudzenia ważnych danych osobowych oraz zwiększymy dostarczalność naszych wiadomości email.

Microsoft dodatkowo wspiera nadawców email

Microsoft Smart Network Data Services (SNDS) to program, który firma zza oceanu oferuje nadawcom, aby pomóc im w rozwiązaniu problemów z dostarczalnością wiadomości. SNDS przekazuje im dane na podstawie bieżących wysyłek wiadomości email do subskrybentów poczty Outlook.com. Informacje te obejmują np. skargi dotyczące spamu czy wyniki filtra SmartScreen.

Zbiór najlepszych praktyk przy wysyłce wiadomości

Poniżej zebraliśmy małe podsumowanie najlepszych praktyk wysyłki wiadomości do użytkowników poczty Outlook.com, Hotmail, Live Mail i MSN, w tym podczas nadawania emaili z nowych adresów IP.

Techniczne aspekty wysyłki i limity providerów

• Microsoft przyjmuje określoną maksymalną liczbę jednoczesnych połączeń z serwerami pocztowymi, której należy przestrzegać. W zależności od reputacji wysyłkowej, może dopasowywać przepustowość. W EmailLabs monitorujemy kody błędów SMTP i odpowiednio dostosowujemy wysyłki naszych Klientów.

Nierozważne zachowanie po stronie nadawcy, który – pomimo ostrzeżeń – kontynuuje wysyłki z wysoką częstotliwością, może negatywnie wpłynąć na reputację kolejnych wysyłek i doprowadzić do zmniejszenia szansy na dostarczenie emaili do skrzynki odbiorczej.

Oczywiście, jeśli korzystasz z EmailLabs, nie musisz martwić się takimi szczegółami technicznymi.

Projektowanie i kreacja emaili

• Zawsze dołączaj prawidłowe, sprawdzone adresy URL do treści wiadomości email. Nie linkuj do stron phishingowych. Upewnij się, gdzie odbiorca zostanie przekierowany i czy miejscem docelowym jest aktualna witryna internetowa,
• Wysyłaj wiadomości nie większe niż 25 MB;
• Nie używaj języków skryptowych, takich jak ActiveX lub JavaScript, przy projektowaniu wiadomości email,
• Użyj standardowego formatu adresu URL i unikaj używania adresów IP w URL’u,
• Uwierzytelnij wszystkie wiadomości email przy użyciu SPF, DKIM oraz DMARC,
• Unikaj nadmiernego stosowania elementów Call to Action, takich jak „Zarejestruj się już dziś!”, „Zaloguj się już teraz!” i „Aktualizuj natychmiast!”. Są one powszechnie używane przez spamerów i mogą przyczynić się do problemów z dostarczalnością do użytkowników skrzynek Microsoftu. Pilne wezwania do działania, takie jak „Kup teraz”, „Pobierz naszą aplikację”, „Zacznij oszczędzać”, „Zdobądź kupon”, „Dowiedz się więcej” to najlepsza praktyka, więc spróbuj przetestować różne ich warianty aby dowiedzieć się, co najlepiej oddziałuje na Twoich odbiorców.

Szanuj rekacje swoich odbiorców

• Zadbaj o to, by w adresie wysyłkowym pojawiła się nazwa Twojej marki, aby odbiorcy mogli łatwo zidentyfikować od kogo otrzymali wiadomość,
• Używaj nagłówka list-unsubscribe z opcją mailto:
  • jeśli nie użyjesz opcji mailto:, Microsoft da subskrybentom opcję blokowania przyszłych wiadomości email od Ciebie,
  • korzystanie z opcji mailto: daje użytkownikom opcję wypisania się z otrzymywania wiadomości email od danego nadawcy zamiast blokowania ich w taki sposób, że przyszłe wiadomości z tego adresu będą umieszczane w folderze Spam. Co więcej pamiętaj, aby natychmiast reagować na wszystkie otrzymane prośby o rezygnację z subskrypcji.
• Dołączaj do wszystkich swoich wiadomości widoczny link rezygnacji z subskrypcji i natychmiastowo akceptuj wszystkie prośby o anulację dalszej subskrypcji. Należy to zrobić dodatkowo za pomocą nagłówka list-unsubscribe;
• Zaktualizuj swoje konto Junk Email Reporting Program (JMRP), aby otrzymywać informacje zwrotne na temat skarg. Gdy widzisz niezaangażowanych od dłuższego czasu subskrybentów, spróbuj wysłać do nich ciekawą kampanię reaktywującą. Jeżeli nadal nie wyrażą zainteresowania Twoją wiadomością, nie miej skrupułów by usunąć ich z listy odbiorców.
• Skorzystaj z metody double opt-in w celu pozyskiwania nowych subskrybentów. Nie kupuj list ani nie zbieraj adresów ze stron internetowych i sieci społecznościowych.
• Zachęcaj odbiorców, aby dodali Twój adres nadawczy do listy bezpiecznych nadawców. Adresy na tej liście omijają filtr SmartScreen i są dostarczane prosto do skrzynki odbiorczej; 

Warm-up infrastruktury

• Zanim rozpoczniesz wysyłki produkcyjne, przygotuj wcześniej infrastrukturę. Nie wysyłaj docelowych wolumenów z niewygrzanych adresów IP; 
• Stopniowo dodawaj nowych subskrybentów do komunikacji marketingowej
  • • Nowi subskrybenci to osoby, które niedawno wyraziły zgodę na otrzymywanie wiadomości email i nie otrzymały od Ciebie poprzedniej wiadomości marketingowej.
    • Wyślij powitalny email do wszystkich nowych subskrybentów. Najlepiej jeśli wyślesz takiego emaila od razu, gdy tylko użytkownik wyrazi na to zgodę. Jeśli jednak wysyłasz masową wiadomość powitalną do wielu nowych subskrybentów równocześnie, podziel wysyłki na małe partie.
      Wysyłając emaile z EmailLabs nie otrzymujesz nie przygotowanej infrastruktury. Zawsze dbamy o to, aby dedykowane IP, które oddajemy naszym Klientom były wcześniej „wygrzane” i rozpoznawane przez providerów jako zaufane.

Pomoc w rozwiązywaniu problemów

Microsoft ma to do siebie, że nie możemy się z nim bezpośrednio porozumieć, napisać emaila do supportu czy zadzwonić. Jeżeli dowiesz się, że Twoje wiadomości są blokowane przez skrzynki Microsoftu, możesz jedynie otworzyć zgłoszenie do pomocy technicznej w systemie ticketowym tego operatora. Jednak pomyślne rozwiązania zgłoszenia wymaga stosowania się do ścisłych wytycznych opisanych w formularzu (niestety nie można się rozpisać), przez co możemy mieć wrażenie że jesteśmy traktowani trochę jak petenci. Wskazywanie problemów w systemie Microsoftu wymaga sporego know-how, np. jeśli jesteś blokowany, pamiętaj aby dołączyć kopię całego komunikatu o błędzie. Inaczej rozpatrywanie zgłoszenia potrwa znacznie dłużej.

Jeżeli jesteś klientem EmailLabs – w miarę możliwości skontaktujemy się z operatorami poczty w Twoim imieniu, w tym z Microsoftem. Wystarczy, że po prostu dasz nam znać.

“Pamiętaj, tych zasad jest sporo. Możesz know how w obrębie dostarczalności do Hotmaila czy Microsoftu budować samodzielne. Możesz też zaufać sprawdzonemu partnerowi jak EmailLabs, który dba o dopasowanie prędkości wysyłki do wymagań providerów, przygotowuje wcześniej infrastrukturę tak, aby emaile czy to transakcyjne czy marketingowe docierały do skrzynek skutecznie, a nie były odbijane na poziomie serwera odbiorczego czy też wpadały do folderu SPAM. W EmailLabs to my w imieniu naszych klientów kontaktujemy się z providerami, także zagranicznymi, globalnymi. Dbamy również i wpieramy Cię wiedzą w obrębie projektowania wiadomości emailowych.”

Małgorzata Bajon, Starszy specjalista ds. dostarczalności emaili w EmailLabs