10 pytań, które powinieneś zadać wybierając swojego ESP

ESP (ang. Email Service Provider) to usługa oparta na oprogramowaniu służącym do dystrybucji poczty elektronicznej, często w oparciu o własne serwery, zoptymalizowane pod kątem dużego (masowego) ruchu. Wiele z nich umożliwia integrację z systemami CRM pozwalającymi na niezależne działania takie jak przygotowywanie kreacji mailowych i list dystrybucyjnych (grup kontaktów) w oparciu o segmentację. Platformy ESP umożliwiają śledzenie dostarczalności wiadomości (na podstawie zwrotek od serwerów odbiorczych) oraz ilości ich otwarć czy kliknięć w linki. Przeprowadzenie późniejszej analizy otrzymanych danych i wyciągnięcie odpowiednich wniosków może pomóc w optymalizacji wskaźników a w efekcie w zwiększeniu konwersji.

Szukając odpowiedniego dostawcy, w pierwszej kolejności warto zastanowić się nad tym jakiego typu usługi szukamy. Niektóre z serwisów skupiają się wyłącznie na email marketingu i nie wymagają większej wiedzy technicznej czy doświadczenia – wystarczy wgrać bazę kontaktów, przygotować wiadomość w kreatorze typu ‘drag and drop’ i kliknąć wyślij. Inne – są skierowane do bardziej zaawansowanych użytkowników (z wiedzą programistyczną), którzy chcą połączyć różne systemy za pośrednictwem API, tak aby uzyskać dostęp do dodatkowych funkcjonalności. Istnieją również dostawcy usług którzy plasują się gdzieś pośrodku – oferują możliwość integracji za pośrednictwem SMTP czy API, udostępniając jednocześnie platformę do e-mail marketingu lub sam panel analityczny do sprawdzania raportów czy statystyk.

Przy tak wielu dostępnych obecnie na rynku serwisach, wybór odpowiedniego dostawcy usług może okazać się bardzo trudnym i przytłaczającym zadaniem. Poniżej przegląd 10 najważniejszych pytań, które warto zadać wybierając dostawcę usług do obsługi naszych wysyłek maili.

Jak może poprawić dostarczalność?

To co jako pierwsze może skłonić Cię do skorzystania z usług ESP lub zmiany obecnego dostawcy to problemy z dostarczalnością wiadomości. Jeśli Twoje e-maile są blokowane przez providerów z uwagi na limity czy filtry antyspamowe, nie tylko tracisz konwersje, ale szkodzisz też swojej reputacji jako marki. Jakość bazy kontaktów jest jednym z ważniejszym czynników wpływających na dostarczalność, ale kluczowe znaczenie mają również odpowiednia infrastruktura (przygotowana do obsługi masowego ruchu) oraz prawidłowe uwierzytelniania (jak SPF, DKIM i DMARC). Jeżeli chcesz mieć pewność, że zrobiłeś wszystko by zwiększyć szansę na trafienie Twoich e-maili do skrzynek odbiorców, warto postawić na doświadczonego ESP. Pamiętaj o tym, że nie każdy dostawca będzie działał na Twoim lokalnym rynku tak dobrze jak w innych krajach. Polscy providerzy limitują odbiór wiadomości z serwerów które nie zostały przez nich zautoryzowane odpowiednimi umowami – przeanalizuj więc jaka część bazy kontaktów dotyczy globalnych providerów, a jaka rodzimych.

Czy dostępne jest szczegółowe raportowanie?

Aby mieć możliwość śledzenia dostarczalności a tym samym móc zmierzyć wydajność realizowanych wysyłek, trzeba mieć dostęp do szczegółowych logów obejmujących takie zdarzenia jak odrzucenie wiadomości czy oznaczenie jako SPAM oraz zawierające inne wskaźniki – jak otwarcia i kliknięcia. Szczegółowe dane powinny być łatwo dostępne w intuicyjnym panelu analitycznym. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na czas przechowywania logów i ewentualną możliwość jego wydłużenia. Ważne by mieć możliwość ich wyeksportowania (np. poprzez API) w celu przeprowadzenia późniejszej analizy, tworzenia statystyk lub przechowywania po swojej stronie pod kątem ewentualnych zgłoszeń czy reklamacji ze strony odbiorców. Im więcej danych na temat zrealizowanych wysyłek, tym łatwiej o weryfikacje gdzie leży ewentualny problem aby móc wprowadzić niezbędne zmiany służące poprawieniu efektywności i maksymalizacji ROI.

Współdzielone czy dedykowane IP?

Decydując się na konkretnego dostawcę usług, warto upewnić się czy w ramach umowy otrzymasz możliwość korzystania z dedykowanego serwera. Jeśli dzielisz swój adres IP z innymi użytkownikami, ryzykujesz, że będziesz narażony na ich potencjalnie szkodliwe zachowania np. wysyłkę do niezweryfikowanych baz kontaktów czy phishing, które mogą spowodować że szybko zostanie on dopisany do jednej z globalnych czarnych list. Posiadanie własnego adresu pozwala na pełną kontrolę nad jego reputacją.

Niektórzy ESP umożliwiają rozdzielenie wysyłek na marketingowe i transakcyjne poprzez podpięcie do konta dwóch (lub więcej) dedykowanych do danego typu ruchu IP, co pomoże w odpowiedniej klasyfikacji maili na skrzynkach odbiorców. Nikt nie chce aby ważna korespondencja z potwierdzeniem zakupu czy fakturą, zagubiła się w gąszczu maili marketingowych w zakładce Oferty.

 W jaki sposób obsługiwane są twarde odbicia?

Najlepszy dostawca usług dba o reputację swoich serwerów, dlatego warto zwrócić uwagę na to czy narzędzie posiada wbudowany system blokowania odbiorców, którzy otrzymali wcześniej status Hardbounce np. z uwagi na nieistniejący (błędny) adres mailowy. Takie odrzucone adresy dodawane są do wewnętrznej czarnej listy i blokowane na poziomie danego systemu. Na czarnej liście lądują również odbiorcy, którzy wypisali się z subskrypcji newslettera czy oznaczyli wiadomość jako SPAM (w przypadku obsługujących tę funkcjonalność providerów). Oznacza to, że jeśli przypadkowo wyślesz po raz kolejny wiadomość na taki adres, wiadomość „nie wyjdzie w świat”, a tym samym kolejne twarde odbicie nie osłabi Twojej reputacji. Dbanie o higienę bazy jest ważnym elementem jeśli chodzi o dobrą dostarczalność, a analiza oznaczeń jako SPAM dostarcza nam dodatkowe dane pomagające mierzyć efektywność przeprowadzanych kampanii.

Czy usuługę można zintegrować z innymi narzędziami do email marketingu?

Wielu użytkowników szuka szybkiego i łatwego sposobu na integrację swojej strony internetowej czy aplikacji z systemem do wysyłki maili. Wielu ESP pozwala na połączenie się z zewnętrznymi systemami CRM, ERP lub innymi platformami marketingowymi za pośrednictwem kluczy API czy poprzez SMTP. Być może usługa nad którą się zastanawiasz, umożliwia integrację z narzędziami których już teraz używasz i ma przygotowane do tego przejrzyste instrukcje? Z pewnością będzie to dużą zaletą i ułatwieniem w dalszej pracy.

Czy masz zapewnione wsparcie na wysokim poziomie?

Stojąc przed wyborem narzędzia do obsługi maili, sprawdzenie poziomu obsługi klienta zapewne nie będzie pierwszą rzeczą, która przyjdzie Ci do głowy. Często zakłada się, że dobra obsługa klienta powinna po prostu “być” i docenia się jej obecność i pomoc dopiero w momencie, gdy napotyka się jakiś problem. Tymczasem brak odpowiedniej obsługi jest jednym z głównych powodów, dla których marki zmieniają swoich dostawców.

Co warto wziąć pod uwagę?

• Godziny dostępności BOK
• Kanały kontaktu (czat, e-mail, telefon)
• Szybkość odpowiedzi na zgłoszenia oraz ich rzetelne i kompletne rozwiązanie
• Dostęp do bazy wiedzy, dokumentacji technicznej (dotyczącej np. API), instrukcji integracji, zapisów webinarów.
• Zdolność do zaspokajania nietypowych potrzeb np. wdrożenia dodatkowych funkcjonalności

Czy usługa jest zgodna z RODO i innymi regulacjami?

W zależności od tego gdzie znajdują się Twoi subskrybenci, bardzo ważne jest abyś przestrzegał wszystkich lokalnych przepisów dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych. Niektóre systemy ESP udostępniają gotowe formularze umożliwiające zawarcie umowy powierzenia czy podpowierzenia danych osobowych zgodnie z RODO. Dobrze sprawdzić czy wybrane przez nas rozwiązanie jest ‘elastyczne’ jeśli chodzi o specjalne regulacje którym podlegamy i ma możliwość dodania odpowiednich, dodatkowych zapisów w umowie celem ich zapewnienia. Warto zwrócić uwagę również na lokalizację serwerów danej usługi tj. czy znajdują się one na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego czy np. w USA – co wymaga zapewnienia dodatkowych środków ochrony. Pamiętaj, że każda niezgodność z RODO rodzi ryzyko nałożenia na nas kary.

Dowiedz się dlaczego lepiej przetwarzać dane osobowe w ramach EOG.

W celu zapewnienia jak najwyższej ochrony informacji przed różnego rodzaju zagrożeniami, sprawdź czy  wybrany ESP przeszedł pozytywnie audyt certyfikacyjny według normy ISO/IEC.

Czy ESP udostępnia okres próbny lub bezpłatny pakiet na testy?

Najlepsze systemy do masowego wysyłania e-maili dadzą Ci możliwość wypróbowania ich za darmo.  Skomplikowany, wieloetapowy proces rejestracji nowego konta i konieczność podpięcia karty kredytowej, mogą skutecznie zniechęcić potencjalnego nabywcę. Niektóre usługi umożliwiają darmowe przetestowanie usługi – z limitem dotyczącym ilości kontaktów czy wysłanych wiadomości, inne ograniczają tą możliwość czasowo. Umożliwia to sprawdzenie przez nowych użytkowników co oferuje dana platforma i czy pomoże rozwiązać problemy, które skłoniły ich do jej wypróbowania. Okres testowy z pewnością ułatwia podjąć decyzję czy usługa będzie dla nas odpowiednia.

Czy nowi użytkownicy przechodzą weryfikację?

Wielu z nas wolałoby przeprowadzić testy w pełni anonimowo. Warto jednak wziąć pod uwagę, że weryfikacja nowych użytkowników przed dopuszczeniem ich do korzystania z platformy ma za zadanie ochronić infrastrukturę serwerową przed negatywnym działaniem potencjalnych spamerów. Załóżmy, że złośliwi nadawcy mogą korzystać z tego samego współdzielonego IP z którego Ty obecnie realizujesz wysyłki. Mimo stosowania przez Ciebie dobrych praktyk – wprowadzenie metody Double Opt-in i bieżące sprawdzanie bazy kontaktów oraz wysyłki legalnych i angażujących treści, maile innych nadawców mogą zrujnować Twoją dostarczalność. Dzięki temu, że dana platforma przeprowadza weryfikację nowych użytkowników, możesz mieć pewność, że dokłada ona wszelkich starań by zapewnić bezpieczeństwo  tym obecnym.

Ile to będzie kosztować?

Chociaż nie należy wybierać dostawcy usług wyłącznie na podstawie ceny, warto  na nią zwrócić uwagę. Zdarza się, że  przepłacamy tylko dlatego, że wybrane narzędzie jest najbardziej popularne na rynku. Być może inna usługa dostarczy nam te same (lub nawet więcej) funkcjonalności zdecydowanie taniej. Należy też mieć pewność, że dokładnie wiemy co otrzymujemy w ramach abonamentu, a jakie opcje są rozliczane dodatkowo.

Na co zwrócić uwagę:

• Jakie funkcjonalności i ilości kontaktów/wiadomości są wliczone w cenę abonamentu
• Ile kosztuje dedykowane IP i każdy kolejny serwer
• Cena wysyłki maili ponad pakiet (czy rozliczanie jest na podstawie ilości kontaktów czy CPM wysłanych maili)
• Koszt dodatkowych funkcjonalności np. dłuższy czas przechowywania logów, dedykowany kanał API, priorytetowy Support itp.

PODSUMOWANIE

Nawet jeśli teoretycznie możesz wysyłać e-maile za darmo korzystając ze skrzynki w ogólnodostępnej domenie czy w ramach hostingu, zazwyczaj nie jest to dobry pomysł – szczególnie jeśli mówimy o komunikacji masowej lub mailach transakcyjnych. Skorzystanie z usług ESP jest znacznie lepszym rozwiązaniem. Wybierając dostawcę usług, warto spojrzeć z szerszej perspektywy, zdefiniować co jest dla Ciebie ważne i czego potrzebujesz by wznieść się na wyższy poziom komunikacji mailowej. Choć niektóre z platform mogą wyglądać podobnie, różni ESP mają zazwyczaj różne specjalizacje, warto więc dokładnie przeanalizować na czym skupia się ich oferta i jakie funkcjonalności udostępniają. Pamiętaj, że narzędzie musi być przede wszystkim odpowiednie dla Ciebie i Twojego biznesu – podjęcie najlepszej decyzji pomoże odnieść sukces Twojemu e-mailingowi.

Sprawdź co oferuje EmailLabs i za co cenią nas obecni klienci. Zarejestruj się za darmo i poczuj różnicę w komforcie użytkowania oraz przede wszystkim w otrzymywanych wynikach ze zrealizowanych wysyłek.

Masz pytania? Skontaktuj się z naszym zespołem (bok@emaillabs.pl) lub doradcami (sales@emaillabs.pl)