Prywatność i bezpieczeństwo poczty e-mail dla firm — co warto o nich wiedzieć?

Bezpieczeństwo poczty elektronicznej jest elementem, o który w dobie rozwiniętej cyberprzestępczości musi zadbać każda firma. Ataki hakerów na podmioty gospodarcze bardzo często są skierowane właśnie na komunikację mailową, zarówno wewnętrzną, jak i wychodzącą do użytkowników końcowych. Konsekwencje ich działań mogą być bardzo poważne, od złego PR i utraty klientów, aż po konkretne straty finansowe, które z tego wynikają.

Nie wystarczy tylko wprowadzenie polityki prywatności poczty e-mail w firmie, konieczne jest także zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń. W artykule podpowiadamy, czym są prywatność i bezpieczeństwo poczty e-mail oraz przedstawiamy dobre praktyki ich stosowania.

Czym jest bezpieczeństwo poczty elektronicznej?

Pod pojęciem bezpieczeństwa poczty e-mail kryje się wiele czynności, które firma może podjąć, aby utrudnić cyberprzestępcom dostęp do niej. Można wprowadzić szereg zasad dotyczących korzystania z firmowych kont pocztowych oraz używać narzędzi zabezpieczających e-maile przed zagrożeniami, jakimi są spamy, wiadomości phishingowe czy złośliwe oprogramowania. Dobrymi rozwiązaniami są:

• szyfrowanie danych, np. przy pomocy popularnego protokołu SSL lub TLS. Najlepiej jest w ogóle wyłączyć nieszyfrowany dostęp do poczty firmowej,
•  uwierzytelnienie domeny za pomocą zabezpieczeń, takich jak: SPF, DKIM, DMARC czy S/MIME,
• korzystanie z programów antywirusowych, które są jest jednym z podstawowych zabezpieczeń. Ważna jest przy tym prawidłowa konfiguracja oprogramowania i jego bieżące aktualizowanie,
• tworzenie backupów, czyli  kopii bezpieczeństwa, które w razie przechwycenia lub wykasowania danych pozwolą na ich odtworzenie,
• przemyślany i świadomy wybór firmy obsługującej dostarczanie poczty elektronicznej. Należy sprawdzić nie tylko dostarczalność maili, ale i poziom zabezpieczeń, które zapewnia dostawca.

Dzięki tym zabezpieczeniom przesyłane za pośrednictwem e-maili informacje, dane firmowe czy dane osobowe będą chronione przed nieuprawnionym dostępem.

Czym jest prywatność poczty e-mail?

Prywatność poczty e-mail jest praktyką zabezpieczania dostępu do wiadomości przed nieuprawnionymi osobami. Dotyczy przechowywania, wysyłania i udostępniania informacji bez względu na miejsce ich przechowywania (np. serwery czy telefony komórkowe). Wysyłanie wiadomości może odbywać się za pośrednictwem różnych systemów i urządzeń, które są podatne na ataki.

Hakerzy mogą uzyskać dostęp do wiadomości mailowych poprzez:

• urządzenia, na których są odbierane, np. komputery służbowe, telefony czy tablety,
• sieć — korzystanie z niezabezpieczonych połączeń znacznie zwiększa ryzyko włamania na pocztę oraz przeglądania sieci firmowej,
• serwer, niezależnie od tego, czy znajduje się w chmurze, czy na fizycznym nośniku. Hakerzy mają coraz więcej środków, by uzyskać przez niego dostęp do poczty i zawartych na niej informacji biznesowych oraz danych osobowych,
• działania użytkowników, którzy nieświadomie ułatwiają dostęp, np. nie dbając należycie o bezpieczeństwo haseł czy otwierając załączniki pochodzące od nieautoryzowanych nadawców. Warto przeprowadzać szkolenia pracowników ukierunkowane na cyberbezpieczeństwo, które będą powtarzane cyklicznie. Przestępcy nie ustają bowiem w ulepszaniu metod przechwytywania wiadomości wysyłanych pocztą elektroniczną.

Każda firma powinna opracować i wdrożyć własną politykę prywatności poczty e-mail, która będzie zawierała zasady i procedury postępowania, chroniące przed dostępem osób nieuprawnionych.

Prywatność i bezpieczeństwo poczty e-mail dla firm — dobre praktyki

Komunikacja cyfrowa, jaką jest wysyłanie wiadomości mailowych, zawsze wiąże się z niebezpieczeństwem ich przechwycenia. Firmy powinny więc wdrożyć wszystkie możliwe środki ostrożności, poprawiające prywatność i bezpieczeństwo poczty. Oprócz wyżej wymienionych rozwiązań podnoszących bezpieczeństwo e-mail, często stosowanymi dobrymi praktykami są:

• niekorzystanie z prywatnych kont oraz sprzętów do wysyłania i odbierania poczty firmowej. Każdy pracownik, od szeregowego aż po prezesa, powinien mieć adres mailowy zawierający jego imię, nazwisko i domenę firmową. Zwiększa to jego wiarygodność w kontaktach biznesowych z klientami, a także pomaga chronić bezpieczeństwo i prywatność służbowych maili,
• stosowanie formalnej komunikacji w tworzonych mailach, zwracanie szczególnej uwagi na ich poprawność językową, styl i użyte sformułowania. Przed wysłaniem warto przeczytać stworzoną treść, pamiętając o tym, aby w miarę możliwości nie było tam informacji, które mogłyby zainteresować hakerów,
• stosowanie dwuskładnikowego uwierzytelniania, które zwiększa bezpieczeństwo, wymagając dwóch rodzajów weryfikacji tożsamości podczas logowania się do konta, np. poprzez wpisanie hasła i jego potwierdzenie przy pomocy telefonu komórkowego. Taka praktyka znacznie utrudnia próby włamania na konta mailowe dla firm,
• unikanie łączenia się z otwartą siecią Wi-Fi w celu odebrania poczty służbowej, np. w pociągu, na lotnisku, w hotelu w restauracji, a także korzystanie w tym celu z komputerów publicznych. Dla hakerów są to znakomite okazje do przechwycenia bez większego wysiłku danych dostępowych do logowania,
• korzystanie z VPN, czyli wirtualnej sieci prywatnej, zapewniającej bezpieczeństwo przesyłania danych poprzez szyfrowanie każdej wysyłanej wiadomości. Warto ją wprowadzić w całej firmie, a także wśród pracowników, którzy pracują zdalnie.

Bezpieczna poczta e-mail dla firm — skorzystaj z usług EmailLabs!

Bezpieczeństwo poczty elektronicznej to priorytet dla firm działających we współczesnym cyfrowym świecie. Jeśli zależy Ci na nim oraz na wysokiej dostarczalności zarówno maili transakcyjnych, jak i marketingowych, zapraszamy do skorzystania z naszych usług.

Posiadamy infrastrukturę serwerową pozwalającą na integrację z systemem wysyłkowym, która gwarantuje dostarczalność maili w 98,8%. Tak wysoki poziom zapewniają integracje interfejsów Cloud SMTP i Email API RESTful z naszą infrastrukturą. Dbamy również o ich bezpieczeństwo, stosując odpowiednie uwierzytelnienia. Współpraca z nami to pewny sposób na dotarcie do klientów!