Czy poczta e-mail ma wpływ na sukces w biznesie?

Podpowiadamy, czy poczta e-mail ma wpływ na sukces w biznesie. Powszechna cyfryzacja sprawiła, że praktycznie nie jest już możliwe skuteczne prowadzenie firmy bez skrzynki elektronicznej. Rozwój Internetu gwałtownie poszerzył też zakres konkurencji, dlatego tak ważny jest każdy czynnik pozwalający na budowanie przewagi na rynku. Jednym z nich jest dobrze dobrana poczta firmowa. Warto sprawdzić, jakie warunki musi spełniać.

Funkcje biznesowej poczty e-mail

Głównym zadaniem poczty elektronicznej jest zapewnienie swobodnej wymiany korespondencji, zarówno wewnątrz firmy, jak i z klientami. Dzięki niej można otrzymywać i odpowiadać na setki wiadomości dziennie. Są one z reguły, przynajmniej przez pewien czas przechowywane w pamięci, dlatego im większa jest jej pojemność, tym lepiej. Pozwala to również na dowolne sortowanie przychodzącej na dany adres e-mail poczty pochodzącej od różnych partnerów biznesowych.

W co musi być wyposażona firmowa skrzynka e-mail, by mieć pozytywny wpływ na rozwój biznesu?

Bezpieczeństwo skrzynki e-mail przede wszystkim!

Pocztowy adres e-mail musi mieć dobre filtry antyspamowe, by niechciane wiadomości nie zaśmiecały głównej skrzynki odbiorczej. Spam to niejedyne zagrożenie dla firmowej poczty. Jeszcze groźniejsze są maile zawierające podejrzane załączniki, służące do ataków hakerskich, dlatego ważne jest również wyposażenie w programy antywirusowe. Dla większego bezpieczeństwa warto też zadbać o odpowiednią metodę dostępu do skrzynki e-mail. Użytkownik może, np. zalogować się dwuetapowo (dwuskładnikowo, 2FA) poprzez dodanie dodatkowego zabezpieczenia do standardowego logowania, np. kodu wysłanego na telefon czy inny zaufany mail.

Kopie zapasowe – przydatna funkcjonalność poczty biznesowej

Poczta e-mail w biznesie powinna być wyposażona także w dodatkowe funkcjonalności jak choćby regularne tworzenie backupów. Jest to ważne ze względów bezpieczeństwa, bo chroni firmę przed bezpowrotną utratą ważnych wiadomości. Ich częstotliwość można ustalić samodzielnie w zależności od potrzeb, wskazując jednocześnie miejsce ich przechowywania, np. dysk zapasowy czy chmura. 

Tworzenie kopii zapasowej wiadomości e-mail z programu Outlook na Gmail

Aby wyeksportować swoje wiadomości e-mail z programu Outlook i utworzyć ich kopię zapasową w Gmailu, musisz wykonać następujące kroki: 

1. Otwórz Gmail
   Uruchom przeglądarkę internetową i przejdź do swojego konta Gmail.
2. Zaloguj się na swoje konto Gmail
   Zaloguj się na swoje konto Gmail i potwierdź swoją tożsamość, wpisując nazwę użytkownika i hasło.
3. Konfiguracja ustawień
   Uzyskaj dostęp do zakładki “Mail Settings” poprzez ikonę “Gear” i podążaj tą ścieżką: Przekazywanie i POP/IMAP > Włącz IMAP > Zapisz.
   
4. Uruchomienie pakietu Microsoft Office
   Otwórz pakiet Microsoft Office i zlokalizuj opcję narzędzia na pasku zadań. Kliknij opcję import i eksport.
5. Eksportowanie wiadomości e-mail
   Zaimportuj swoje wiadomości e-mail z programu Outlook, wybierając opcję importuj z innego pliku, klikając dalej pojawi się nowe okno. Wybierz Personal Folder File (.PST) i kliknij dalej. Wybierz, gdzie chcesz zapisać plik kopii zapasowej, nazwij swój folder i kliknij zakończ, aby sfinalizować  proces.
6. Kopiowanie i wklejanie pliku kopii zapasowej z Outlooka
   Po zakończeniu eksportu kliknij prawym przyciskiem myszy na swój plik .PST i wybierz kopiuj. Znajdź kartę Gmail w panelu i wklej swój plik. To wszystko – Twoje wiadomości e-mail z programu Outlook są teraz bezpiecznie na twoim koncie Gmail.

Prosty interfejs równa się sprawniejszy marketing

Ważna jest też intuicyjność i łatwość w obsłudze służbowej poczty e-mail. Skomplikowany, mało czytelny interfejs sprawia, że nawet proste wysłanie maila zajmuje pracownikom dużo czasu. Ma to negatywny wpływ na ich wydajność, a dodatkowo przekłada się na niższą skuteczność, chociażby wyników kampanii marketingowych opartych o tradycyjny newsletter.

Ukryte kopie — ważna funkcjonalność poczty e-mail w biznesie

Możliwość wysyłania jako nadawca wiadomości e-mail, również do osób, które nie są ich głównymi adresatami, to funkcja ukrytych kopii. Dzięki temu odbiorcy są dla siebie niewidoczni, a ich tożsamość i dane mailowe pozostają utajone. Ukryte kopie są często wykorzystywane w kampaniach marketingowych. To bardzo ważne zwłaszcza ze względu na przepisy RODO. Zapewnienie poufności korespondencji zwiększa zaufanie do firmy, która jest postrzegana jako działająca profesjonalnie. W obecnych czasach każdy wyciek danych lub nawet jego podejrzenie narażają biznes na utratę zaufania i ogromne straty wizerunkowe, jak również finansowe.

Darmowy autoresponder, czyli automatyczna odpowiedź podczas nieobecności

To ważna funkcja, która pozwala na szybkie poinformowanie kontrahentów o tym, że osoba, do której piszą, jest nieobecna w pracy. W ten sposób dowiadują się, kiedy będzie można się z nią skontaktować. Najczęściej informacja ustawiona w autoresponderze zawiera też dane do osoby zastępującej pracownika, do której można się zwrócić w pilnych sprawach. Automatyczna odpowiedź zapewnia ciągłość kontaktu z klientami, którzy doceniają takie profesjonalne podejście.

Przekazywanie poczty e-mail

To kolejna ważna funkcjonalność mająca znaczenie dla powodzenia w biznesie. Wykorzystuje się ją w sytuacji chwilowego braku dostępu do własnej skrzynki elektronicznej. Przekierowanie następuje wtedy na inny adres e-mail u tego samego lub innego dostawcy. Można ją skierować, np. do swojego zastępcy czy dowolnego pracownika, który odpowie nadawcy. Dzięki temu żadna istotna informacja nie pozostanie bez odpowiedzi, co mogłoby skutkować pogorszeniem relacji z kontrahentem, a w skrajnych przypadkach spowodować nawet jego utratę.

Czym jest przekierowanie wiadomości e-mail?

Przekierowanie jest specjalnym przypadkiem przekazywania wiadomości e-mail. W standardowej drodze, osoba przekazująca wiadomość wydaje się być nadawcą. W przypadku przekierowania, wiadomość wydaje się pochodzić od pierwotnego nadawcy.

Na przykład, jeśli [email protected] otrzyma wiadomość od [email protected], a xyz1 przekaże ją swojemu koledze xyz3, xyz3 pomyśli, że jest to wiadomość przekierowana przez xyz1. Jeśli jednak xyz1 przekieruje wiadomość xyz2, będzie ona wyglądać tak, jakby pochodziła bezpośrednio od xyz2.

Większość współczesnych dostawców poczty elektronicznej nie obsługuje przekierowań na poszczególne wiadomości. Do wyjątków należy m.in Thunderbird.

Potwierdzenie otrzymania e-maila

Firmy wysyłają dziennie bardzo wiele wiadomości, jednak nie wszystkie z nich są równie ważne. W niektórych przypadkach istotne jest potwierdzenie, że odbiorca otrzymał jakąś kluczową informację. Wtedy przydaje się funkcja potwierdzenia otrzymania. Dzięki niej użytkownik poczty ma pewność, czy i kiedy dotarła ona do adresata. EmailLabs oferuje dodatkowo możliwość monitorowania logów wysyłanych maili. Daje to możliwość sprawdzenia, czy wiadomość została odebrana, otwarta lub kliknięta.

Adres we własnej domenie – prestiż ważny z relacjami z klientem

Personalizacja adresu zwiększa zaufanie do firmy, świadcząc o jej profesjonalizmie. Jest też doskonałą formą promocji na zewnątrz. To szczególnie ważne dla mniejszych przedsiębiorstw, które muszą dłużej pracować na swoją rozpoznawalność i wiarygodność. 

Adres we własnej domenie jest płatny, ale to inwestycja, którą warto podjąć, bo w zamian zyskuje się również lepszy serwis i ochronę przed spamem i wirusami. 

Wysyłka E-maili z hostingu: dlaczego warto iść na swoje?

Bezpieczna infrastruktura serwerowa do obsługi poczty wychodzącej Twojej firmy

Dobrze dopasowana do firmowych potrzeb poczta e-mail może być kluczem do osiągnięcia sukcesu w biznesie. Dzięki niej można skutecznie docierać do ogromnej liczby odbiorców, nawiązywać z nimi relacje i promować swoją działalność, np. informując o promocjach czy wysyłając newsletter. 

Skorzystaj z naszych usług, a sprawimy, że Twoje maile transakcyjne i marketingowe będą miały wysoką dostarczalność. Posiadamy infrastrukturę serwerową pozwalającą na integrację  z różnymi programami pocztowymi jak Outlook czy Thunderbird, oraz wyspecjalizowanymi systemami wysyłkowymi, które umożliwiają dostarczenie aż 98,8% maili. Zapewniamy bezpieczeństwo, stosując, m.in. szyfrowanie wiadomości e-mail.  Z nami szybko rozwiniesz swoją firmę!