Jak ominąć filtry antyspamowe na poczcie i dotrzeć do skrzynki odbiorczej?

Jak uniknąć zatrzymania wysyłanych wiadomości przez filtr spamu?

Jak uniknąć zatrzymania wysyłanych wiadomości przez filtr spamu? Skrzynka odbiorcza Twoich klientów z pewnością ma ustawione zabezpieczenia dla ochrony przed niechcianą korespondencją. Jednak, aby pozytywnie przejść ich walidację, wystarczy przestrzegać zasad, które opisujemy poniżej. Dzięki temu dotrzesz z mailami do odbiorców, którzy będą mogli zapoznać się z Twoją ofertą i świadomie zdecydować się na skorzystanie z niej. Zobacz, jak nie trafić do spamu.

Jak ominąć filtr spamu i dotrzeć do odbiorców? Poznaj sprawdzone sposoby

Spam na poczcie stanowi nawet ponad 50% wysyłanych codziennie wiadomości. Z tego względu stosowanie filtrów antyspamowych stało się koniecznością. Odbiorcy nie są w stanie zapoznać się z tak dużą liczbą maili, zwłaszcza tych przychodzących na skrzynki firmowe.

Programy do filtrowania spamu używają różnych algorytmów do określenia czy dana wiadomość jest chciana przez użytkownika, czy też nie. Mogą skupiać się na: nagłówkach, treściach, sprawdzać identyfikatory nadane przez użytkowników, nie przepuszczać adresów z zablokowanych list czy pozwalać na odbiór maili tylko od zatwierdzonych nadawców. W związku z tym konieczna jest strategia dostarczalności e-mail, która pozwoli ominąć filtry spamu i dotrzeć do skrzynek odbiorców.

Jak nie trafić do spamu?

Po pierwsze, zawsze wysyłaj wiadomości z własnej domeny, czyli takiej, której adres jest taki sam jak strony internetowej. Wysyłanie newsletterów czy innych masowych e-maili z różnych domen, czy ogólnodostępnych skrzynek jak Gmail zwiększa prawdopodobieństwo trafienia do spamu. Algorytmy nie mogąc ustalić tożsamości nadawcy, zakładają, że wysyła on spam. Ważne jest też używanie jednej nazwy nadawcy z prostą i wiarygodną nazwą, np. imię i nazwisko@, newsletter@ czy marketing@.

Drugą ważną kwestią jest uwierzytelnienie swojej domeny przeznaczonej do masowej wysyłki maili, tak aby firmy zajmujące się dostarczaniem ich mogły to robić w Twoim imieniu. Dzięki temu filtry będą traktować Cię jako dostawcę wiarygodnych wiadomości.

Ważne jest także zbudowanie i utrzymywanie dobrej reputacji nadawcy. Jest ona nadawana na podstawie jakości rozsyłanych kampanii, ich częstotliwości, ilości odbiorców oraz ich zaangażowania. Negatywnie na nią mogą wpłynąć następujące czynniki:

• zgłaszanie i oznaczanie przez użytkowników maili jako spamu (wskaźnik Spam Complaints),
• odrzucanie maili, wysyłanych na nieistniejące już adresy odbiorców (wysoka liczba statusów Hardbounce),
• wpadnięcie w tzw. pułapki spamowe, czyli adresy używane wyłącznie do wyłapania niechcianych nadawców.

Zadbaj o dobrą reputację nadawcy

Ważne jest także zbudowanie i utrzymywanie dobrej reputacji nadawcy. Jest ona nadawana na podstawie jakości rozsyłanych kampanii, ich częstotliwości, ilości odbiorców oraz ich zaangażowania. Negatywnie na nią mogą wpłynąć następujące czynniki:

• zgłaszanie i oznaczanie przez użytkowników maili jako spamu (wskaźnik Spam Complaints),
• odrzucanie maili, wysyłanych na nieistniejące już adresy odbiorców (wysoka liczba statusów Hardbounce),
• wpadnięcie w Spam trapy , czyli adresy używane wyłącznie do wyłapania niechcianych nadawców.

Monitoruj reputację adresu IP nadawcy

Kolejną ważną kwestią jest sprawdzenie reputacji swojego IP, czyli ciągu cyfr, który identyfikuje tożsamość i lokalizację serwera. Określa on też, w jakim stopniu sieć jest godna zaufania w zakresie komunikacji i informacji. Możesz korzystać ze współdzielonego lub indywidualnego adresu IP. Każde z tych rozwiązań ma swoje dobre strony. Dedykowany adres sprawia, że sam kształtujesz jego reputację i nie zostanie ona zniszczona przez działania innych użytkowników. Z kolei przy adresach współdzielonych, nie musisz wysyłać dużej liczby wiadomości miesięcznie, aby utrzymać określony status, zaufanego dostawcy maili. Przy wyborze dostawcy oprogramowania służącego do dystrybucji poczty elektronicznej (ESP — Email Service Provider) warto więc sprawdzić, jakie oferuje możliwości i jak dba o reputację serwerów.

Zdecyduj się na współdzielony lub dedykowany adres IP

Dedykowany adres sprawia, że sam kształtujesz jego reputację i nie zostanie ona zniszczona przez działania innych użytkowników. Z kolei przy adresach współdzielonych, nie musisz wysyłać dużej liczby wiadomości miesięcznie, aby utrzymać określony status, zaufanego dostawcy maili. 

Przy wyborze dostawcy oprogramowania służącego do dystrybucji poczty elektronicznej (ESP — Email Service Provider) warto więc sprawdzić, jakie oferuje możliwości i jak dba o reputację serwerów.

Zoptymalizuj wysyłane przez siebie wiadomości

Ważne jest również zoptymalizowanie wysyłanych maili pod kątem ich oceny przez filtry antyspamowe. Aby zostały uznane za wartościowe wiadomości, powinny być:

• krótkie — nie ma jednej określonej długości, najlepiej jest zmieścić się maksimum w 200 słowach,
• pisane bez nadmiernej ilości wykrzykników,
• bez wielkich liter, które sprawiają wrażenie, że krzyczysz na odbiorcę,
• napisane poprawnie językowo i stylistycznie,
• bez tekstu pisanego na czerwono, lepiej trzymać się sprawdzonej czarnej czcionki.

Następny sposób to unikanie pewnych słów z góry sugerujących, że wysyłasz spam e-mail. Do takich ryzykownych zwrotów należą te, które świadczą o desperacji, np. nie przegap czy kliknij tutaj, natręctwie, np. działaj natychmiast lub są nieprawdopodobne, np. wygraj 1 000 000 czy 100% za darmo.

Uważaj na wielkość i ilość obrazków w Twoich mailach. Spamerzy próbowali już obejść działanie filtrów spamu, rozsyłając maile zawierające wyłącznie grafiki. W rezultacie obecnie newsletter, który ma mniej tekstu niż obrazu, z większą pewnością wyląduje w folderze ze spamem. W dodatku niektóre konta pocztowe np. Gmail czy Outlook domyślnie nie wyświetlają obrazków, chyba że odbiorcy ustawią taką opcję, lub dodadzą nadawcę jako zaufanego do swojej książki adresowej. Dla zapewnienia dostarczalności trzeba uważać, żeby obrazy nie przekroczyły 40% objętości maila.

Bardzo dobrym sposobem na sprawdzenie, czy Twój mail ominie filtr spamu, jest przetestowanie przed wysłaniem do klientów. W tym celu najlepiej korzystać z Seed List u najpopularniejszych dostawców, by zweryfikować poprawność wyświetlania kreacji i klasyfikacji do odpowiednich zakładek. Taka testowa wiadomość e-mail pozwoli na sprawdzenie układu i czytelności tekstu i jego ewentualną poprawę. Przy okazji okaże się, czy zostanie zakwalifikowana  do skrzynik odbiorczej, czy do spamu.

Jeśli chcesz, by Twoje wiadomości trafiały do odbiorców, nie korzystaj z gotowych, zakupionych list mailingowych. zwykle zawierają one dużo nieaktualnych lub nieistniejących adresów oraz pułapek spamowych, przez które możesz zostać uznany za spamera. Wysyłane newslettery będą zaś oznaczane jako wiadomości śmieci. Zawsze należy korzystać z list własnych klientów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie od Ciebie informacji.

Pozwól użytkownikom zrezygnować z subskrypcji. Brak takiej opcji może spowodować już na początku oznaczenie Twoich wiadomości jako spam. Odbiorcy chcą mieć możliwość wyboru, a dając ją, zwiększasz swoją wiarygodność. Dodatkowo można wykorzystać rezygnację jako okazję do wypełnienia przez klienta krótkiej ankiety na temat jej powodów. Analiza jej wyników pomoże Ci wyeliminować błędy na przyszłość.

Zadbaj o odpowiedni nagłówek maila (Preheader). To element, który jako pierwszy widzą odbiorcy, decydujący o tym, czy go otworzą, czy nie. Powinien być zwięzły i czytelny, bez wielkich liter, nadmiaru wykrzykników i ryzykownych zwrotów opisanych powyżej. Możesz wspomóc się jednym z licznych poradników dotyczących tworzenia nagłówków wiadomości.

Regularnie czyść i uaktualniaj swoją listę odbiorców. Jest to sprawdzony sposób na optymalizację dostarczalności maili i utrzymanie zaangażowania subskrybentów. Czysta lista zmniejsza ryzyko trafień na pułapki spamowe i utraty reputacji jako nadawcy.

Przestrzegaj zasad dotyczących rozsyłania poczty elektronicznej. Przede wszystkim podawaj w stopce adres siedziby, aby odbiorcy wiedzieli, że mają do czynienia z poważną firmą. Poza tym informuj ich o możliwości rezygnacji z otrzymywania maili od Ciebie i niezwłocznie respektuj wszystkie takie prośby. Zwiększy to Twoją wiarygodność i przyczyni się do poprawy dostarczalności maili.

Zwróć się do subskrybentów z prośbą o dodanie Cię do tzw. białej listy. Znajdują się na niej adresy zaufanych nadawców maili tego użytkownika. Umieszczenie na niej sprawia, że wiadomości wysyłane z Twojego konta pocztowego nie powinny być traktowane jako śmieci.

Sprawdzaj jakość linków, które umieszczasz w rozsyłanych wiadomościach. Ważne jest, by kierowały do wartościowych domen. Twoja dobra opinia jako nadawcy jest powiązana z ich reputacją, nie wolno więc przekierowywać odbiorców do podejrzanych stron zewnętrznych.

Korzystaj z narzędzi, które służą do sprawdzania jakości mailingu, takich jak MailChecker.net. To system sprawdzający, czy wiadomość zostanie uznana za wartościową i trafi do skrzynek odbiorczych, czy też potraktowana jako podejrzana i trafi do folderu SPAM lub zostanie w ogóle odrzucona przez serwer poczty przychodzącej.

Docieraj skutecznie do odbiorców z EmailLabs!

Wiesz już, jak uniknąć zatrzymania przez filtry antyspamowe, by dotrzeć do jak największej ilości odbiorców. Jeśli zależy Ci na wysokiej efektywności Twoich maili transakcyjnych, jak i marketingowych, zapraszamy do współpracy. Dysponujemy infrastrukturą serwerową i dostępem do panelu analitycznego, które dzięki integracji przy pomocy interfejsów email RESTful API i SMTP gwarantują dostarczalność maili na poziomie aż 98,8%. Zapewniamy bezpieczeństwo maili, stosując odpowiednie uwierzytelnienia i zabezpieczenia. Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji o naszej ofercie, zapraszamy do kontaktu!

Przeczytaj też więcej o naszej usłudze w zakładkach: cyberbezpieczeństwo oraz integracje Cloud SMTP.