Podpowiadamy, czy poczta e-mail ma wpływ na sukces w biznesie. Powszechna cyfryzacja sprawiła, że praktycznie nie jest już możliwe skuteczne prowadzenie firmy bez skrzynki elektronicznej. Rozwój Internetu gwałtownie poszerzył też zakres konkurencji, dlatego tak ważny jest każdy czynnik pozwalający na budowanie przewagi na rynku. Jednym z nich jest dobrze dobrana poczta firmowa. Warto sprawdzić, jakie warunki musi spełniać.
Głównym zadaniem poczty elektronicznej jest zapewnienie swobodnej wymiany korespondencji, zarówno wewnątrz firmy, jak i z klientami. Dzięki niej można otrzymywać i odpowiadać na setki wiadomości dziennie. Są one z reguły, przynajmniej przez pewien czas przechowywane w pamięci, dlatego im większa jest jej pojemność, tym lepiej. Pozwala to również na dowolne sortowanie przychodzącej na dany adres e-mail poczty pochodzącej od różnych partnerów biznesowych.
W co musi być wyposażona firmowa skrzynka e-mail, by mieć pozytywny wpływ na rozwój biznesu?
Pocztowy adres e-mail musi mieć dobre filtry antyspamowe, by niechciane wiadomości nie zaśmiecały głównej skrzynki odbiorczej. Spam to niejedyne zagrożenie dla firmowej poczty. Jeszcze groźniejsze są maile zawierające podejrzane załączniki, służące do ataków hakerskich, dlatego ważne jest również wyposażenie w programy antywirusowe. Dla większego bezpieczeństwa warto też zadbać o odpowiednią metodę dostępu do skrzynki e-mail. Użytkownik może, np. zalogować się dwuetapowo (dwuskładnikowo, 2FA) poprzez dodanie dodatkowego zabezpieczenia do standardowego logowania, np. kodu wysłanego na telefon czy inny zaufany mail.
Poczta e-mail w biznesie powinna być wyposażona także w dodatkowe funkcjonalności jak choćby regularne tworzenie backupów. Jest to ważne ze względów bezpieczeństwa, bo chroni firmę przed bezpowrotną utratą ważnych wiadomości. Ich częstotliwość można ustalić samodzielnie w zależności od potrzeb, wskazując jednocześnie miejsce ich przechowywania, np. dysk zapasowy czy chmura.
Aby wyeksportować swoje wiadomości e-mail z programu Outlook i utworzyć ich kopię zapasową w Gmailu, musisz wykonać następujące kroki:
Ważna jest też intuicyjność i łatwość w obsłudze służbowej poczty e-mail. Skomplikowany, mało czytelny interfejs sprawia, że nawet proste wysłanie maila zajmuje pracownikom dużo czasu. Ma to negatywny wpływ na ich wydajność, a dodatkowo przekłada się na niższą skuteczność, chociażby wyników kampanii marketingowych opartych o tradycyjny newsletter.
Zwiększ z nami dostarczalność i bezpieczeństwo komunikacji e-mail!
Możliwość wysyłania jako nadawca wiadomości e-mail, również do osób, które nie są ich głównymi adresatami, to funkcja ukrytych kopii. Dzięki temu odbiorcy są dla siebie niewidoczni, a ich tożsamość i dane mailowe pozostają utajone. Ukryte kopie są często wykorzystywane w kampaniach marketingowych. To bardzo ważne zwłaszcza ze względu na przepisy RODO. Zapewnienie poufności korespondencji zwiększa zaufanie do firmy, która jest postrzegana jako działająca profesjonalnie. W obecnych czasach każdy wyciek danych lub nawet jego podejrzenie narażają biznes na utratę zaufania i ogromne straty wizerunkowe, jak również finansowe.
Wiadomość wysłana na adresy e-mail wpisane w polu UDW zostanie wysłana na każdy adres e-mail, jednak dla każdego z odbiorców, przesyłka będzie wyglądać tak jakby została tylko do niego.
To ważna funkcja, która pozwala na szybkie poinformowanie kontrahentów o tym, że osoba, do której piszą, jest nieobecna w pracy. W ten sposób dowiadują się, kiedy będzie można się z nią skontaktować. Najczęściej informacja ustawiona w autoresponderze zawiera też dane do osoby zastępującej pracownika, do której można się zwrócić w pilnych sprawach. Automatyczna odpowiedź zapewnia ciągłość kontaktu z klientami, którzy doceniają takie profesjonalne podejście.
To kolejna ważna funkcjonalność mająca znaczenie dla powodzenia w biznesie. Wykorzystuje się ją w sytuacji chwilowego braku dostępu do własnej skrzynki elektronicznej. Przekierowanie następuje wtedy na inny adres e-mail u tego samego lub innego dostawcy. Można ją skierować, np. do swojego zastępcy czy dowolnego pracownika, który odpowie nadawcy. Dzięki temu żadna istotna informacja nie pozostanie bez odpowiedzi, co mogłoby skutkować pogorszeniem relacji z kontrahentem, a w skrajnych przypadkach spowodować nawet jego utratę.
Przekierowanie jest specjalnym przypadkiem przekazywania wiadomości e-mail. W standardowej drodze, osoba przekazująca wiadomość wydaje się być nadawcą. W przypadku przekierowania, wiadomość wydaje się pochodzić od pierwotnego nadawcy.
Na przykład, jeśli [email protected] otrzyma wiadomość od [email protected], a xyz1 przekaże ją swojemu koledze xyz3, xyz3 pomyśli, że jest to wiadomość przekierowana przez xyz1. Jeśli jednak xyz1 przekieruje wiadomość xyz2, będzie ona wyglądać tak, jakby pochodziła bezpośrednio od xyz2.
Większość współczesnych dostawców poczty elektronicznej nie obsługuje przekierowań na poszczególne wiadomości. Do wyjątków należy m.in Thunderbird.
Przekierowanie jest również znane jako remailing.
Zwiększ z nami dostarczalność i bezpieczeństwo komunikacji e-mail!
Firmy wysyłają dziennie bardzo wiele wiadomości, jednak nie wszystkie z nich są równie ważne. W niektórych przypadkach istotne jest potwierdzenie, że odbiorca otrzymał jakąś kluczową informację. Wtedy przydaje się funkcja potwierdzenia otrzymania. Dzięki niej użytkownik poczty ma pewność, czy i kiedy dotarła ona do adresata. EmailLabs oferuje dodatkowo możliwość monitorowania logów wysyłanych maili. Daje to możliwość sprawdzenia, czy wiadomość została odebrana, otwarta lub kliknięta.
Szczegółowe logi wiadomości są niepodważalnym dowodem dla Twojego Biura Obsługi Klienta.
Personalizacja adresu zwiększa zaufanie do firmy, świadcząc o jej profesjonalizmie. Jest też doskonałą formą promocji na zewnątrz. To szczególnie ważne dla mniejszych przedsiębiorstw, które muszą dłużej pracować na swoją rozpoznawalność i wiarygodność.
Adres we własnej domenie jest płatny, ale to inwestycja, którą warto podjąć, bo w zamian zyskuje się również lepszy serwis i ochronę przed spamem i wirusami.
Dobrze dopasowana do firmowych potrzeb poczta e-mail może być kluczem do osiągnięcia sukcesu w biznesie. Dzięki niej można skutecznie docierać do ogromnej liczby odbiorców, nawiązywać z nimi relacje i promować swoją działalność, np. informując o promocjach czy wysyłając newsletter.
Skorzystaj z naszych usług, a sprawimy, że Twoje maile transakcyjne i marketingowe będą miały wysoką dostarczalność. Posiadamy infrastrukturę serwerową pozwalającą na integrację z różnymi programami pocztowymi jak Outlook czy Thunderbird, oraz wyspecjalizowanymi systemami wysyłkowymi, które umożliwiają dostarczenie aż 98,8% maili. Zapewniamy bezpieczeństwo, stosując, m.in. szyfrowanie wiadomości e-mail. Z nami szybko rozwiniesz swoją firmę!
Head of Marketing
Jako B2B Marketing Manager z backgroundem w branży dostarczalności wiadomości e-mail, posiadam doświadczenie w tworzeniu skutecznych strategii marketingowych, które zwiększają wskaźniki i optymalizują wydajność kampanii mailowych, nie tylko dla dużych przedsiębiorstw. Moja ekspertyza polega na łączeniu danych z innowacyjnymi technikami marketingowymi, aby każda kampania nie tylko dotarła do docelowych odbiorców, ale również ich zaangażowała i skłoniła do działania.🎯
Zobacz więcej wpisów autora
GDPR, Zgodność i bezpieczeństwo
Z dumą informujemy, że firma Vercom S.A. (prowadząca projekt EmailLabs), pomyślnie zakończyła proces certyfikacji ISO 22301, dołączając tym samym do grona organizacji spełniających najwyższe standardy zarządzania ciągłością działania. Certyfikat...
GDPR, Zgodność i bezpieczeństwo
EmailLabs, jako część grupy Vercom, z dumą ogłasza, że w pełni angażuje się w dostosowanie swoich usług ICT do najnowszych standardów cyberbezpieczeństwa. W odpowiedzi na dynamicznie zmieniające się przepisy,...
Best practices, Dobre praktyki, Zgodność i bezpieczeństwo
Nasza coraz bardziej cyfrowa rzeczywistość sprawia, że zapewnienie inkluzywności w strategiach marketingowych staje się ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. E-mail, jako jeden z podstawowych kanałów komunikacji, nie może być wyjątkiem....
Z przyjemnością informujemy, że MessageFlow, produkt z grupy Vercom S.A., uzyskał prestiżowy Certyfikat CSA (Certified Senders Alliance). To wyróżnienie nie tylko podkreśla najwyższą jakość oferowanych przez nas usług, ale...
To, że z roku na rok kampanii phishingowych jest coraz więcej i że ten trend będzie tylko rósł, raczej nikogo nie zdziwi. Wkrótce, może stać się to najpoważniejszym problemem...
Wraz z pojawieniem się pandemii Covid-19, wiele marek zostało postawionych przed sporym wyzwaniem aby w krótkim czasie przystosować się do zmienionej rzeczywistości oraz nowego podejścia konsumentów i zreorganizować...
Czy Twoja skrzynka odbiorcza przypomina niekończącą się listę zadań do wykonania? Czy spędzasz więcej czasu na sortowaniu e-maili niż na faktycznej pracy? Nie jesteś jedyną osobą. Nadmiar e-maili to...
Apple Mail, Email Marketing, Gmail
W dobie cyfrowej efektywne zarządzanie pocztą elektroniczną stało się nieodzownym elementem codziennej komunikacji. W odpowiedzi na tę potrzebę dostawcy usług pocztowych wdrożyli mechanizmy automatycznej kategoryzacji wiadomości, organizując je w...
Gmail stał się filarem współczesnej komunikacji e-mailowej, oferując wszechstronną platformę dostosowaną zarówno do potrzeb osobistych, jak i zawodowych. Od momentu swojego powstania w 2004 roku, Gmail nieustannie podnosi poprzeczkę...
Czy Twoja skrzynka odbiorcza przypomina niekończącą się listę zadań do wykonania? Czy spędzasz więcej czasu na sortowaniu e-maili niż na faktycznej pracy? Nie jesteś jedyną osobą. Nadmiar e-maili to...
Apple Mail, Email Marketing, Gmail
W dobie cyfrowej efektywne zarządzanie pocztą elektroniczną stało się nieodzownym elementem codziennej komunikacji. W odpowiedzi na tę potrzebę dostawcy usług pocztowych wdrożyli mechanizmy automatycznej kategoryzacji wiadomości, organizując je w...
Gmail stał się filarem współczesnej komunikacji e-mailowej, oferując wszechstronną platformę dostosowaną zarówno do potrzeb osobistych, jak i zawodowych. Od momentu swojego powstania w 2004 roku, Gmail nieustannie podnosi poprzeczkę...
Best practices, Dobre praktyki, Open Rate
Czy zastanawiasz się, ile osób faktycznie otwiera wysyłane przez Ciebie e-maile? Śledzenie otwarć wiadomości jest kluczowe dla oceny skuteczności kampanii marketingowych. Aby pomóc Ci dokładnie obliczyć ten wskaźnik i...
GDPR, Zgodność i bezpieczeństwo
Z dumą informujemy, że firma Vercom S.A. (prowadząca projekt EmailLabs), pomyślnie zakończyła proces certyfikacji ISO 22301, dołączając tym samym do grona organizacji spełniających najwyższe standardy zarządzania ciągłością działania. Certyfikat...
Dostarczalność wiadomości e-mail to fundament skutecznego marketingu cyfrowego. Zapewnia, że starannie przygotowane wiadomości trafiają do skrzynek odbiorczych adresatów, zamiast lądować w folderach spam. Dostawcy poczty elektronicznej, tacy jak Gmail...
GDPR, Zgodność i bezpieczeństwo
EmailLabs, jako część grupy Vercom, z dumą ogłasza, że w pełni angażuje się w dostosowanie swoich usług ICT do najnowszych standardów cyberbezpieczeństwa. W odpowiedzi na dynamicznie zmieniające się przepisy,...
Best practices, Dobre praktyki, Dostarczalność email
Czy wiesz, dlaczego niektóre Twoje e-maile trafiają do spamu, a inne w ogóle nie docierają do skrzynek odbiorców? Odpowiedzi na te pytania kryją się w dwóch kluczowych pojęciach, które...
Best practices, Dobre praktyki, Zgodność i bezpieczeństwo
Nasza coraz bardziej cyfrowa rzeczywistość sprawia, że zapewnienie inkluzywności w strategiach marketingowych staje się ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. E-mail, jako jeden z podstawowych kanałów komunikacji, nie może być wyjątkiem....
