Wysyłka E-maili z hostingu: dlaczego warto iść na swoje?

Materiał powstał przy współpracy z CyberFolks, który pomoże Ci wybrać i zakupić domenę i dostarcza usługi hostingowe, w tym hosting poczty e-mail dla tysięcy firm w Polsce. Jak połączyć rozwiązanie w zakresie hostingu stron www z najlepszymi praktykami w zakresie wysyłki poczty elektronicznej? Dlaczego warto posiadać dedykowane serwery SMTP i co logi wiadomości mogą wnieść do Twojego biznesu? O tym wszystkim dowiesz się w naszym wpisie.

Zacznijmy jednak od historii  związanej z wysyłką e-maili

Jeszcze kilka lat temu wysyłka wiadomości ze skrzynki postawionej na pierwszym lepszym hostingu działała bez zarzutu. Wysłane wiadomości e-mail raczej trafiały do odbiorców i jeszcze wówczas nikt specjalnie nie zajmował się kwestiami dostarczalności wiadomości e-mail, a analityka e-maili ograniczała się do śledzenia open rate i click-to-rate kampanii newsletterowych. Od tego czasu wiele się zmieniło, a w zasadzie najbardziej liczby wysyłanych wiadomości.

W 2017 dziennie wysyłanych było 269 mld e-maili, dziś jest to około 333,2 mld. Wraz ze wzrostem wysyłanych wiadomości email, pojawiło się sporo nieznanych dotąd problemów dotyczących obsługi poczty e-mail i poczty firmowej przez serwer pocztowy.

Limity wysyłkowe poczty e-mail

Wiadomości transakcyjne czy systemowe, jak potwierdzenie zamówienia, powiadomienia o resecie hasła, o dokumencie sprzedaży, czy zapisie do newslettera nie mają pierwszeństwa przed marketingowymi i jeśli wysyłamy wszystkie typy komunikatów z jednego SMTP, cierpią na tym te najważniejsze e-maile utrzymujące stałą korespondencję mailową z Klientem.

Ponadto wzrost liczby wiadomości spowodował, że limity wysyłkowe providerów pocztowych stały się dla nas dotkliwsze. Jako że w ściśle określonych godzinach wielu nadawców śle marketing, to bez odpowiednio przygotowanej infrastruktury raczej nie ma szans, aby kluczowe powiadomienia, na które zazwyczaj czeka się ze zniecierpliwieniem, doszły do odbiorcy w akceptowalnym czasie. Im bardziej zbliżyliśmy się do granic możliwości technologii, z których korzystamy do nadawania wiadomości, tym więcej wyzwań pojawiło się na horyzoncie.

Polityki antyspamowe providerów pocztowych 

Sami providerzy pocztowi zaś aby chronić swoje serwery i swoich użytkowników przed wzmożoną liczbą w większości niechcianych wiadomości, zaczęły wdrażać przeróżne polityki antyspamowe, by walczyć ze złośliwym oprogramowaniem i bezpieczeństwem skrzynek pocztowych.

Część wymagań stawianych przez hosting poczty jest zbliżona, część jednak bardzo się różni i podlegają one wielu zmianom w czasie. Lokalni dostawcy poczty elektronicznej operowali na prostszych zasadach, zero-jedynkowych; przykładowo, jeśli nadawca wiadomości e-mail wysyła z adresu no reply, providerzy przydzielali mu punkty ujemne dla jego konta pocztowego. Podobnie, jeśli na przykład wiadomość nie miała uwierzytelnienia SPF i DKIM.

Globalni zaś skierowali się w stronę budowania modeli artificial intelligence opartych na wielowymiarowych czynnikach, gdzie spory udział w ocenie jakości e-maili stanowią reakcje odbiorców na wiadomości, czyli tzw. czynniki socialowe. Dlatego dziś nie możemy mówić o tym, że każda wysłana wiadomość e-mail dociera do skrzynki odbiorczej. A które wiadomości wysyłane zatem docierają odbiorcy?

Temu służy zaawansowana analityka wiadomości i logi wiadomości, które hosting obsługi poczty elektronicznej. I Open Rate i CTR tutaj już nie wystarczają. Dlatego mówimy o dostarczalności poczty e-mail i tym, co najbardziej na nią wpływa, czyli o reputacji nadawcy.

Dedykowany adres SMTP i logi wiadomości – profesjonalny sposób wysyłki poczty e-mail

Uruchamiając stronę www czy sklep internetowy zdajemy sobie sprawę, że dla lepszego wzrostu należałoby zebrać potrzebną bazę e-mailową i rozpocząć komunikację z naszymi użytkownikami z profesjonalnego adresu oznaczonego naszym brandem. Do wysyłki e-maili tak transakcyjnych, powiadomień systemowych, jak i promocji potrzebne będzie SMTP.

Najprostsza wysyłka to taka, która wykorzystuje system, na jakim działa aplikacja. Wysyłka odbywa się poprzez serwer lokalny. Jeśli skonfigurujemy swój sklep na Woocommerce, Preście albo Magento korzystając ze wbudowanych tam “domyślnie” SMTP, to wiadomości informujące na przykład o zapisie do bazy będą realizowane w aplikacji, poprzez funkcję mail() w PHP, która zapewnia obsługę poczty.

Zazwyczaj SMTP wykorzystywane do tego procesu będzie miało ogólne ustawienia oraz uwierzytelnienia, które mają kluczowy wpływ na klasyfikowanie wiadomości. Warto dodać, że wysyłki poczty e-mail realizowane w taki sposób są zazwyczaj odbijane od odbiorców.

Prawidłowa klasyfikacja wiadomości: rozdzielenie ruchu na transakcje i marketing 

Najczęściej w takich przypadkach są to wiadomości mieszane z wyraźną przewagą komunikatów marketingowych, bo ich co do zasady zawsze jest więcej. Zatem można wysyłać wiadomości w taki sposób, “da się” to zrobić, jednakże mieszanka typów ruchu i podstawowe uwierzytelnienia domyślnego SMTP mogą sprawić, że wiadomość zostanie wysłana, ale trafi do SPAMU, albo w najlepszym wypadku nasze wiadomości transakcyjne znajdą się w zakładce Oferty. Bez analityki e-mail, (a jej w domyślnym rozwiązaniu SMTP w Magento, Preście, WordPressie nie uświadczysz), nie dowiesz się nawet czy e-maile zostały otwarte, kliknięte, czy trafiły do spamu lub utknęły na serwerach.

Limity wysyłek w czasie stosowane przez firmy hostingowe 

Poważnym problemem są również limity nakładane po stronie hostingodawców: współdzielona infrastruktura ma przydzieloną górną granicę wysyłek e-maili w czasie. Wielu dostawców publikuje konkretne wartości na dane konta pocztowe w zależności od pakietu. W przypadku CyberFolks poczta ma limity: 5 tysięcy e-maili na 24h dla zwykłego hostingu oraz 10 000 e-maili na 24h dla hostingu woocommerce. Jeśli przekroczysz limity, możesz spotkać się z blokadą, a Twoje wiadomości nigdy nie zostaną dostarczone.

Blokada strony www to stracone szanse na sprzedaż

Rozwiązania hostingowe bardzo dbają, aby blokować wysyłki mające znamiona komunikacji niezamówionej. Jeśli pojawi się większa wysyłka, która będzie dla nich podejrzana (np. w momencie ataku na formularz kontaktowy), ze względu na bezpieczeństwo innych użytkowników, mogą zawiesić działanie Twojej strony www. I tak przez współdzielone rozwiązanie SMTP możesz na pewien czas pozbawić się źródeł zarobku, nie mówiąc o  koszcie utraconych korzyści.

Profesjonalna poczta i konta e-mail starają się zapobiegać takim sytuacjom, poprzez zastosowanie ograniczeń w wysłanych wiadomości. Dodatkowo, większość hostingodawców poczty elektronicznej zapewnia również bezpłatne wsparcie i intuicyjny panel sterowania, dzięki któremu możesz samodzielnie ustalić limity.

W jaki sposób firmy oferujące hosting poczty realizują wysyłkę e-maili ?

Istnieje kilka możliwości rozsyłania Twojej firmowej poczty:

• wysyłka e-mail bezpośrednio w PHP, z aplikacji – czyli bezpośrednio z poziomu kodu (współdzielone SMTP i wielu nadawców, rygorystyczne limity wysyłkowe, brak logów), o czym pisaliśmy wyżej,
• serwery SMTP dedykowane bądź współdzielone oferowane przez firmy hostingowe (własne SMTP, dzięki czemu możesz poluzować limity wysyłkowe u dostawcy hostingu poczty elektronicznej, brak logów),
• możesz podpiąć u dostawcy hostingu zewnętrzne SMTP firmy specjalizującej się w wysyłce i dostarczaniu wiadomości e-mail, jak EmailLabs który dostarczy Ci dedykowane SMTP i analitykę e-maili, w tym szczegółowe logi (brak limitów zarówno u hostingodawcy, jak i brak limitów u providerów pocztowych).

SMTP od hostingodawcy 

Nadawcy mają możliwość skorzystania z usługi SMTP od hostingodawcy, często jest to dedykowany adres IP. W ten sposób możemy wydzielić nasze wysyłki od wysyłek realizowanych przez pozostałych nadawców, co jest zmianą na plus. Możesz wówczas po konsultacji z firmą oferujacą hosting pocztowy, ustawić nieco inne limity niż wysyłający ze współdzielonych kont SMTP.

Zwróć jednak uwagę, czy hostingodawca ma umowy z providerami pocztowymi, zwłaszcza polskimi. Bez nich ciężko o najlepszą dostarczalność przy wysoko wolumenowych wysyłkach. Bardzo trudno też przy takim rozwiązaniu poprawiać dostarczalność, gdyż nie ma na czym się oprzeć, nie ma tutaj żadnej analityki e-mail, nie widzisz, ile wiadomości zostało otwartych, kiedy, w co użytkownicy klikają, czy na przykład oznaczają wiadomości jako spam.

Zewnętrzne dedykowane SMTP z analityką e-mailową

W przypadku SMTP od EmailLabs zyskujesz pewność, że Twoje wysyłki nie będą blokowane przez hostingodawcę oraz przez providerów pocztowych. Specjalizujemy się w e-mailach, zatem możesz liczyć na to, że infrastruktura, którą otrzymujesz, jest rozgrzana stabilnym, dobrym jakościowo ruchem.

W pakiecie otrzymujesz także panel do obserwacji wyników z wysyłek. Logi wiadomości są cennym dowodem zwłaszcza w przypadku wiadomości transakcyjnych; dostęp do logów możesz przydzielić swojemu supportowi, który mając klienta na linii, może po jego adresie e-mail sprawdzić, co dokładnie i kiedy zadziało się z wiadomością Klienta.

Jeśli nie wiesz, jak zautoryzować swoje e-maile (SPF, DKIM, DMARC), możesz zawsze zwrócić się do nas o pomoc.

Współpraca partnerska CyberFolks i EmailLabs

Nadawców chcących budować własną reputację wysyłkową, analizować dokładne raporty i logi, rozwiązania hostingowe zachęcają do testowania rozwiązań specjalizujących się w dostarczalności. Dlatego w przypadku CyberFolks i EmailLabs zawiązała się długofalowa współpraca partnerska, aby synergicznie uzupełniać się w tych obszarach.

W EmailLabs otrzymujesz dedykowane SMTP, dokładne raporty, ale co najważniejsze dbamy o to, aby ruch realizowany z naszych domen był ciągle na najlepszym poziomie. Jeśli wydarzy się niekontrolowany atak na Twoją stronę www, dla celów bezpieczeństwa wstrzymamy takie wysyłki, ale Twoja strona www, e-sklep, nadal będą działać.

Jak podpiąć wysyłkę w Twoim hostingu? 

Eksperci danej firmy hostingowej najlepiej podpowiedzą Ci, w jaki sposób podpiąć wysyłkę poprzez SMTP, także zewnętrzny serwer od EmailLabs. Możesz też samodzielnie, w swojej aplikacji czy stronie WWW spiąć się z zewnętrznymi narzędziami. Przykładowo WordPress posiada wtyczki do integracji z SMTP, PrestaShop posiada takie opcje w ustawieniach. Tak samo istnieje biblioteka PHPMail, gdzie należy samodzielnie skonfigurować takie połączenia.

Standardowo serwery WWW wysyłają pocztę funkcją mail() z języka PHP (lokalna poczta, niemodyfikowalna, gdyż nie wspiera autoryzacji), więc jeśli chcesz wysyłać po SMTP, to, tak, czy inaczej należy skonfigurować stronę, niezależnie czy korzystasz ze skrzynek hostingodawcy, czy z zewnętrznych operatorów.

Przykładowo Adam N. posiada stronę WWW i chce wysyłać e-maile do klientów swoich z poziomu strony WWW (np.: emaile z potwierdzeniem zakupu), musi on najpierw w swoim sklepie skonfigurować takie opcje, tak samo, jak musiałby np.: skonfigurować Outlooka czy Thunderbirda. W przeciwnym wypadku poczta zostanie wysłana, ale w bardzo okrojonej, podstawowej wersji poprzez funkcję mail(). W przypadku języka PHP, a także wielu innych języków, konfigurację trzeba wykonać z poziomu np.biblioteki, która odpowiada za komunikację SMTP.

Wysyłka email z hostingu: podsumowanie

Firmy hostingowe dostarczają świetne rozwiązania w zakresie zakupu i konfiguracji domen, optymalizacji czasu ładowania strony, wspierają biznesy online w zwiększaniu bezpieczeństwa, tworzeniu i przechowywaniu kopii zapasowych, dostarczają pomocne kreatory stron.

Robią to świetnie, co jest poparte ich wynikami w zakresie badań satysfakcji NPS (wybieraj takie, które świadomie chwalą się swoimi wynikami tego badania). Nie sposób jednak robić wszystkiego i firmy te nie specjalizują się w wysyłkach e-maili, nie skupiają się na budowie reputacji i kierowaniu e-maili transakcyjnych do skrzynek głównych. Można nawet zaryzykować twierdzenie, iż wysyłający setki tysięcy maili w miesiącu poprzez wewnętrzne rozwiązania firm hostingowych chętniej będą kierowani jednak do zewnętrznych narzędzi specjalizujących się w wysyłkach o tej i większej, skali.

Specjalizacja usług jednak robi swoje i w tym przypadku korzystający z dedykowanych adresów IP wraz z kompleksową obsługą w obszarze dostarczalności i analityki poczują wyraźną różnicę na plus. Dodatkowo posiadanie dedykowanych serwerów umożliwia nadawcy ustawienie dedykowanych uwierzytelnień i konfigurację nowinek technologicznych po to, aby zwiększać liczbę otwarć, kliknięć i  w rezultacie konwersji.

Jeśli Twój dostawca nie jest w stanie przygotować Ci dedykowanych adresów SMTP, przeznaczonych tylko dla Twoich wysyłek, koniecznie zgłoś się do EmailLabs.