5 Powodów Dlaczego Twój Mail Trafia do Folderu SPAM

Czym właściwie jest SPAM?

Folder SPAM przypomina czarną dziurę w skrzynce pocztowej. Oznacza niechcianą, masową i zazwyczaj irytującą lub nieodpowiednią treść, która jest rozsyłana do wielu odbiorców bez ich zgody.

Jest powszechnym problemem, ponieważ generuje dużą ilość niepotrzebnych treści, może zawierać szkodliwe linki lub załączniki, a także może obciążać serwery i infrastrukturę sieciową. Wiele systemów i usług internetowych stosuje różne mechanizmy i filtry w celu ograniczenia trafiania spamu do skrzynki odbiorczej i ochrony użytkowników przed negatywnymi skutkami otwierania wiadomości tego typu.

Musimy również pamiętać, że niska dostarczalność podczas wysyłania wiadomości marketingowych, ale i biznesowych czy transakcyjnych spowodowana m.in. oznaczeniami jako SPAM to bardzo duży problem.

Dlaczego maile wpadają do folderu SPAM?

Przyczyn może być wiele, ale większość z nich można łatwo wyeliminować. To bardzo ważne, szczególnie że niedostarczone wiadomości mogą powodować wiele poważnych problemów, np. zaprzepaścić szansę powodzenia kampanii marketingowej czy zyskownej transakcji. Osłabiają też wiarygodność firmy w oczach klientów.

W artykule opisujemy 5 najczęstszych błędów, przez które maile mogą trafić do SPAM.

Niewłaściwa konfiguracja ustawień poczty

Pierwszym powodem, przez który wiadomości wpadają do folderu SPAM, jest nieprawidłowe ustawienie rekordów i protokołów uwierzytelnienia.

Domena dostawcy poczty, przez którą realizowana jest wysyłka, musi być odpowiednio skonfigurowana i zawierać odpowiednie wpisy, które przedstawiamy poniżej:

• rekord SPF (Sender Policy Framework) – to zabezpieczenie serwerów poczty przychodzącej, przed przyjmowaniem wiadomości z niedozwolonych źródeł. Głównym zadaniem tego mechanizmu jest określenie, które serwery pocztowe są upoważnione do wysyłki maili w imieniu danej domeny,
• protokół DKIM (Domain Keys Identified Mail) – klucz służący do identyfikacji wiadomości e-mail razem z potwierdzeniem treści. Dodaje on zaszyfrowany podpis do wszystkich wysyłanych wiadomości e-mail, a serwer poczty odbiorcy odczytuje go i weryfikuje przy pomocy klucza publicznego. W ten sposób wysyłasz mailing, który jest chroniony przed możliwością przechwycenia i podszycia się pod daną domenę,
• protokół DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, Conformance) – pozwala na weryfikację wiadomości przychodzących, poprzez uwierzytelnienie nadawcy. Przekazuje odbierającym pocztę serwerom, co mają robić, gdy wiadomość nie przejdzie weryfikacji przez SPF i DKIM. Dzięki temu nieautoryzowane wiadomości mogą być odrzucone, umieszczone w folderze SPAM lub doręczone, w zależności od wybranej polityki. Zapewnia również mechanizm raportowania celem monitorowania potencjalnych prób podszycia.

DMARC – co takiego?

Zła reputacja adresu IP i domeny

Bardzo łatwo można znaleźć się na czarnej liście nadawców RBL  (ang. Real-time Blackhole List), która jest aktualizowana na bieżąco. Wystarczy, że serwery pocztowe zauważą powiązany z adresami mailowymi w Twojej domenie podejrzany ruch.

Przyczyniać się do tego może właśnie nieprawidłowa konfiguracja SPF i DKIM. Zła reputacja domeny aktywuje filtry antyspamowe i e-maile zostają odrzucane lub w najlepszym przypadku trafiają w folder spam.

Jak ominąć filtry antyspamowe na poczcie i dotrzeć do skrzynki odbiorczej?

Niezwykle ważne jest dbanie o reputację IP. Wśród częstych przyczyn niskiej reputacji adresu IP lub domeny można wymienić:

• nieprzygotowanie infrastruktury do masowej wysyłki wiadomości (brak rozgrzewki),
• wykonywanie wysyłki na zakupione nieznanego pochodzenia bazy mailowe, które mogą zawierać, m.in. Spam Trapy, nieaktywne adresy mailowe czy wreszcie adresatów niezainteresowanych ofertą,
• bardzo częste wysyłanie wielu wiadomości e-mail na jeden adres mailowy albo do jednego dostawcy.

Zbyt dużo grafiki w wiadomości e-mail to przepis na to, jak znaleźć się w folderze SPAM

Newsletter używany w kampaniach marketingowych powinien być atrakcyjny wizualnie i często zawiera elementy graficzne. Ważne jednak, by z nimi nie przesadzić, bo prawdopodobieństwo nieprzepuszczania przez filtry antyspamowe znacznie wtedy wzrasta.

Ma to związek z tym, że osoby celowo wysyłające e-maile typu SPAM próbowały obejść zabezpieczenia przed przesyłaniem niezamówionych treści, umieszczając je w obrazku. Wiele serwisów poczty elektronicznej ma domyślnie wyłączone obrazki, więc klienci mogą w ogóle nie zobaczyć wiadomości.

E-maile powinny składać się głównie z tekstu, a grafika być tylko dodatkiem. Dobrą proporcją jest stosunek 60 do 40 na korzyść tekstu. Ważne jest również, żeby wiadomość nie była zbyt duża. Jeśli przekroczy 150 kB, z pewnością wpadnie do folderu SPAM lub nie zostanie w ogóle dostarczona.

Brak analizy kampanii e-mail

Każda przeprowadzona kampania mailingowa powinna być przeanalizowana, zarówno przed, jak i po jej zakończeniu. Pozwoli to na optymalizację przyszłych wysyłek.

Wiele ważnych informacji o przyczynach niedostarczenia wiadomości, można wyczytać z tzw. odbić twardych, czyli statusów Hardbounce, np. że:

• adres IP lub domena zostały umieszczone na czarnej liście,
• adres e-mail odbiorcy był błędny,
• adres nadawcy został zablokowany przez serwer odbiorcy,
• domena, na którą była wysyłana wiadomość, nie istnieje,
• wystąpił błąd w połączeniu się z serwerem poczty odbiorcy.

Uwzględniając wyniki tej analizy, można znacznie ulepszyć przyszłe kampanie, a usuniecie nieaktywnych adresów, niezainteresowanych odbiorców i wypisanie z czarnych list, zminimalizuje ryzyko umieszczenia w folderze SPAM.

Odbiorca musi mieć możliwość rezygnacji z subskrypcji z newslettera

Ukrywanie lub w ogóle brak linku do wypisu z otrzymywania newslettera to częsty błąd. Na pewno nie wzbudzi zaufania odbiorcy ani nie skłoni go do pozostania wiernym czytelnikiem.

Co więcej, filtry antyspamowe obniżają wartość takich maili, a stąd już tylko krok do trafienia w SPAM.

Ponadto sam subskrybent może odznaczyć adres nadawcy rozsyłający niechciane wiadomości i zablokować go na swojej skrzynce mailowej, a w rezultacie twoja kolejna wiadomość trafi do folderu SPAM.

W EmailLabs pomożemy Ci znaleźć przyczynę oznaczenia Twoich wiadomości jako SPAM

Wiesz już, co powinieneś zrobić by Twoje maile nie trafiały do folderu SPAM. Jeśli chcesz tego uniknąć i dostarczać efektywnie swoje maile transakcyjne i marketingowe na skrzynkę odbiorczą, zapraszamy do współpracy!

Posiadamy infrastrukturę serwerową umożliwiająca integrację z systemem wysyłkowym, który gwarantuje dostarczalność maili nawet do 98,8%. Ten poziom dają integracje interfejsów Cloud SMTP i Email API RESTful z naszą infrastrukturą.

Dbamy również o bezpieczeństwo e-mail, w tym bezpieczeństwo haseł, stosując odpowiednie uwierzytelnienia. Więcej informacji na temat tych usług znajdziesz w zakładce — cyberbezpieczeństwo. Z nami zwiększysz dostarczalność Twoich wiadomości.