15 Wskazówek, Dzięki Którym Twoje E-maile Nie Trafią Do Folderu SPAM

Spośród wszystkich rzeczy, które mogą pójść źle podczas wysyłania e-maili marketingowych i transakcyjnych, trafienie do SPAMu jest prawdopodobnie najbardziej kłopotliwe – i łatwo zrozumieć, dlaczego. W końcu zależy nam na tym by zwiększyć dostarczalność e-maili i częściej trafiać z przekazem do skrzynek odbiorczych.

Zablokowanie przez filtry antyspamowe oznacza nie tylko, że starannie przygotowana wiadomość prawdopodobnie nie zostanie otwarta przez odbiorcę, ale także, że Twój adres e-mail może wpaść w pułapki spamowe (Spam Trapy), skonfigurowane przez dostawców poczty e-mail, znacznie obniżając Twoją ogólną dostarczalność wiadomości e-mail.

To naturalne, że chcesz uniknąć tego scenariusza w swoich kampaniach e-mailowych. Nie ma gwarancji, że twoje e-maile nigdy nie trafią do folderu SPAM, jednak przedstawiamy kilka wskazówek, które ograniczą prawdopodobieństwo dostarczania tam Twojej komunikacji.

Monitoruj swoje wysyłki e-mail

Monitorowanie dostarczalności wiadomości e-mail jest jednym z najważniejszych kroków, jakie można podjąć w celu uniknięcia trafienia do folderu SPAM. Dzięki usłudze takiej jak EmailLabs możesz śledzić dostarczalność swoich wiadomości e-mail w czasie rzeczywistym, co daje ci szczegółowy przegląd tego, ile osób nie tylko otwiera ale też klika w wysłane przez Ciebie e-maile.

Nie jest to jednak jedyny wskaźnik, który należy monitorować. Musisz także analizować współczynniki odrzuceń, aby zapewnić wysoką dostarczalność wiadomości e-mail. Wszystko to może kształtować reputację nadawcy, która jest niezbędna do skutecznego marketingu e-mailowego.

Dzięki EmailLabs można łatwo śledzić wszystkie te wskaźniki, co pozwala na dokonanie niezbędnych korekt w celu zmaksymalizowania dostarczalności wiadomości e-mail. Co więcej, nasze rozwiązanie pozwala na bezpieczne i elastyczne dostarczanie wiadomości e-mail, dzięki czemu możesz mieć pewność, że trafią one we właściwe miejsce.

Bądź szczery

Projektując strategię dostarczalności e-mail, musisz jasno zdeklarować jej poszczególne kroki i cele, a co najważniejsze, przeanalizować czy Twoje e-maile naprawdę są wartościowe dla odbiorcy. Chociaż agresywne wiadomości sprzedażowe mogą zwiększyć zaangażowanie klientów, mogą być również postrzegane jako “czerwona flaga” przez filtry antyspamowe.

Aby tworzyć doskonałe wiadomości e-mail, podobnie jak w przypadku każdej innej formy marketingu, należy skupić się na dostarczaniu wartości do odbiorcy. Oznacza to udostępnianie przydatnych informacji, angażujących wizualizacji i odpowiednich ofert. Czasami wysyłanie mniejszej liczby wiadomości e-mail może być bardziej skuteczne, ponieważ pozwala skupić wysiłki na tych, które naprawdę mają znaczenie.

Unikaj słów kluczowych uznawanych za SPAM

Można śmiało powiedzieć, że weryfikacja tytułów i treści to najprostsza, a jednocześnie najskuteczniejsza metoda identyfikowania i filtrowania spamu przez providerów e-mail. W związku z tym ważne jest, aby być świadomym słów i fraz, które najprawdopodobniej spowodują blokadę przez filtry antyspamowe nawet jeśli wydają się one wystarczająco nieszkodliwe.

Co uznawane jest za SPAM?

• Proste słowa zbyt mocno nakierowane na podniesienie rangi – takie jak: darmowy, bonus, najlepszy, gwarantowany, a nawet 100%,
• Komunikacja oparta na presji – zwroty takie jak: pośpiech, ograniczony czas i nie przegap,
• Słowa pisane wielkimi literami w temacie – podobnie jak w przypadku presji, jest to postrzegane jako “czerwona flaga”,
• Zbyt wiele wykrzykników lub emotikonów,
• Inne słowa i wyrażenia związane z darmowymi prezentami, nieuczciwymi ofertami itp.

Jeśli reputacja nadawcy nie jest wystarczająco wysoka, wielu dostawców usług poczty e-mail oznaczy wiadomości zawierające podejrzane słowa jako niechciane i w najlepszym przypadku skieruje je do dalszej kontroli.

Stwórz harmonogram wysyłki komunikacji e-mail

Odpowiedni czas wysyłania wiadomości e-mail to kolejna rzecz, która może pomóc uniknąć trafiania do folderu SPAM.

Z perspektywy odbiorcy, wysyłanie e-maili wg regularnego harmonogramu gwarantuje, że wiadomość nie zaginie w stosie e-maili, które otrzymują każdego dnia.

Z punktu widzenia dostawcy usług poczty elektronicznej, wysyłanie zbyt wielu wiadomości e-mail lub w nieregularnych odstępach czasu może być postrzegane jako oznaka SPAMu, a tym samym doprowadzić do zablokowania przez filtry antyspamowe.

Dlatego ważne jest, aby upewnić się, że czas i częstotliwość wysyłania wiadomości e-mail są zgodne z tym, czego normalnie oczekuje się od zweryfikowanego nadawcy.

Personalizuj wiadomości e-mail

Innym skutecznym sposobem na uniknięcie folderu SPAM jest personalizacja wiadomości e-mail. Oznacza to coś więcej niż tylko umieszczenie imienia w temacie wiadomości – należy również dążyć do tego, aby każda wiadomość sprawiała wrażenie idealnie dopasowanej do indywidualnych potrzeb subskrybentów.

Większość rozwiązań do automatyzacji marketingu e-mailowego pozwala to zrobić bez większego wysiłku.

Główne korzyści personalizacji e-mail to:

1. Odbiorca czuje się bardziej zaangażowany w otrzymywane wiadomości, dzięki bardziej osobistemu podejściu, zwłaszcza w połączeniu z unikalnymi ofertami lub rabatami,
2. Dostawcy skrzynek pocztowych są mniej skłonni do oznaczania wiadomości e-mail jako SPAM, ponieważ praktycznie każdy na liście otrzymuje unikalną wiadomość.

Dodaj widoczny przycisk rezygnacji z subskrypcji

Przepisy dotyczące prywatności i przetwarzania danych, takie jak RODO, wymagają, aby subskrybenci mogli łatwo zrezygnować z otrzymywania kolejnych wiadomości e-mail za pomocą jasnego i zwięzłego linku umieszczonego w widocznym miejscu.

W rzeczywistości wiele firm decyduje się na ukrycie przycisku unsubscribe głęboko w stopce wiadomości e-mail obok kilku innych linków, często nie brakuje również mechanizmu double-opt-in. Takie zachowanie jest akceptowane przez prawo, ale niekoniecznie przez providerów pocztowych.

Zamiast tego powinieneś załączyć wyraźny i widoczny link do rezygnacji z subskrypcji w dolnej części wiadomości. Jest to również dobra praktyka z punktu widzenia dostarczalności. Powód jest prosty.

Mówiąc najprościej, gdy odbiorca otrzyma wiadomość e-mail, której nie uważa za interesującą i nie może łatwo znaleźć przycisku rezygnacji z subskrypcji, jest znacznie bardziej prawdopodobne, że oznaczy ją jako SPAM, aby się jej pozbyć.

To z kolei wpływa na spam score, zwiększając prawdopodobieństwo, że przyszłe wiadomości e-mail trafią do folderu SPAM. Co więcej, lista subskrybentów wiadomości e-mail czyści się sama, więc wbrew pozorom posiadanie linku unsubscribe jest korzystne również dla Ciebie.

Zadbaj o techniczne aspekty twojej wysyłki

Wreszcie, ważne jest, aby pamiętać, że filtry antyspamowe nie biorą pod uwagę wyłącznie treści i czasu wysyłania wiadomości. Istnieje szereg wymagań technicznych, o których należy pamiętać, aby upewnić się, że wiadomości e-mail przejdą automatyczną weryfikację pod kątem SPAMu.

Niektóre z nich można rozwiązać, wybierając odpowiedniego ESP. EmailLabs, na przykład, może pomóc w utrzymaniu i poprawieniu reputacji nadawcy, zapewniając, że wiadomości e-mail zostaną dostarczane do skrzynki odbiorczej.

Używaj poprawnego kodu HTML

Można spokojnie założyć, że większość marketingowych wiadomości e-mail jest obecnie tworzona przy użyciu szablonu HTML. Otwiera to drzwi do znacznie bardziej złożonego projektu, w tym dynamicznych obrazów, elementów interaktywnych itp.

Jeśli jednak szablony te nie są tworzone przy użyciu poprawnego kodu HTML, mogą zwiększyć prawdopodobieństwo, że wiadomości e-mail trafią do folderu SPAM. Dzieje się tak, ponieważ nieprawidłowa lub uszkodzona treść wiadomości e-mail może zostać uznana za nieakceptowalną.

Podobnie wygląda to po stronie odbiorcy, jeśli kod wiadomości e-mail jest uszkodzony, odbiorca może oznaczyć wiadomość jako SPAM, zamiast próbować dowiedzieć się, co jest nie tak.

Nie wysyłaj wiadomości e-mail w formie obrazu!

Renderowanie wiadomości e-mail jako dużego obrazu JPEG lub PNG może wydawać się dobrym sposobem na zapewnienie, że wiadomość e-mail będzie wyglądać tak, jak zamierzałeś, bez względu na providera lub urządzenie, na którym będzie odbierana wiadomość. Jest to jednak praktyka, która może znacząco wpłynąć na wynik spam score, ponieważ większość filtrów antyspamowych nie jest w stanie odczytać dużych obrazów.

Zamiast tego powinieneś wykorzystać to, co oferuje HTML i używać obrazów tylko do logo lub innych elementów, które możesz opisać kilkoma słowami w tekście alternatywnym.

Jest to również ważne, gdy mówimy o dostępności. Twoje e-maile powinny mieć stosunek obrazów do tekstu około 40/60, a ponadto powinieneś zapewnić wersję tekstową swoich e-maili. Pozwoli to użytkownikom na czytanie wiadomości za pomocą czytników ekranu i innych technologii wspomagających.

Unikaj potencjalnie niebezpiecznej zawartości

Większość aplikacji internetowych opiera się na jakimś języku skryptowym, takim jak JavaScript lub Flash. Z ich pomocą można osadzać złożone obiekty, takie jak odtwarzacze wideo, interaktywne formularze, a nawet gry.

Mogą one jednak być również wykorzystywane do złośliwych celów, dlatego większość providerów blokuje je w celu ochrony swoich użytkowników. Na przykład Gmail i Yahoo Mail odmawiają wysyłania wiadomości e-mail zawierających jakiekolwiek pliki JS.

Dlatego ważne jest, aby upewnić się, że wiadomości e-mail nie zawierają żadnych potencjalnie niebezpiecznych treści, aby uniknąć ich zablokowania przez dostawcę usług pocztowych odbiorcy.

Weryfikacja linków i domen

Kolejną rzeczą, która może uruchomić filtry antyspamowe, są niedziałające lub potencjalnie niebezpieczne linki w wiadomościach e-mail. Może się to zdarzyć z różnych powodów, takich jak aktualizacja strony i zmiana adresu URL, a nawet błędne wprowadzenie linku.

Nie trzeba dodawać, że jest to poważny problem, ponieważ może nie tylko prowadzić do tego, że wiadomości e-mail trafią do folderów SPAM, ale także oznaczyć domenę jako potencjalnie złośliwą.

Na szczęście przed wysłaniem wiadomości do klientów można skorzystać z narzędzi takich jak Mailchecker.net, aby wskazać potencjalnie niedziałające linki. Upewnij się więc, że dokładnie sprawdziłeś wszystkie linki w swoich wiadomościach e-mail przed naciśnięciem przycisku “wyślij”.

Skonfiguruj odpowiednie protokoły i rekordy

Najważniejszymi rekordami są SPF i DKIM. Podczas gdy pierwszy z nich wskazuje, które adresy IP mogą wysyłać wiadomości e-mail z Twojej domeny, drugi zapewnienia, że nie zostaną one zmodyfikowane podczas dostarczania.

EmailLabs może pomóc w łatwym skonfigurowaniu wszystkich tych protokołów i rekordów, umożliwiając utrzymanie wysokiego wskaźnika dostarczalności wiadomości e-mail przy minimalnym wysiłku.

Monitorowanie reputacji poczty e-mail

Wreszcie, zawsze powinieneś mieć oko na swoją reputację, która jest wynikiem przypisanym do każdego adresu IP i domeny używanej do wysyłania wiadomości e-mail. Przez większość dostawców usług poczty e-mail reputacja, jest używana do określenia, czy twoje wiadomości są oznaczone jako SPAM, wyzwalają alerty o złośliwej aktywności, a nawet są całkowicie blokowane przez providerów.

Gdy zauważysz spadek swojej reputacji, powinieneś podjąć natychmiastowe działania, aby naprawić ten problem. Można to zrobić, upewniając się, że przestrzegasz wszystkich wymienionych tutaj najlepszych praktyk, a także dokładniej monitorując swoje wiadomości e-mail i śledząc wszelkie potencjalne problemy z dostarczalnością.

Gdy zauważysz spadek swojej reputacji e-mailowej, powinieneś podjąć natychmiastowe działania, aby naprawić ten problem. Można to zrobić, upewniając się, że przestrzegasz wszystkich wymienionych tutaj najlepszych praktyk, a także dokładniej monitorując swoje wiadomości e-mail i śledząc wszelkie potencjalne problemy z dostawcą poczty e-mail.

Przepisy i zasady dotyczące spamu

SPAM nie jest nowym problemem – dotyka on użytkowników poczty elektronicznej od pierwszych dni istnienia Internetu. W związku z tym różne organizacje i rządy zareagowały, wprowadzając szereg przepisów i regulacji mających na celu ochronę użytkowników przed niechcianymi wiadomościami e-mail.

Najbardziej powszechnie akceptowanym zbiorem zasad jest ustawa CAN-SPAM, która została wprowadzona przez amerykańską Federalną Komisję Handlu w 2003 roku. Ustawa ta ustanawia szereg zasad dotyczących komercyjnych wiadomości e-mail, w tym:

• E-maile reklamowe muszą być wyraźnie oznaczone jako “reklama”,
• Wszystkie komercyjne wiadomości e-mail muszą zawierać prawidłowy adres fizyczny,
• Nadawca musi zapewnić odbiorcy widoczną opcję rezygnacji,
• Wiadomości e-mail, w nagłówkach, nie mogą zawierać żadnych wprowadzających w błąd informacji,
• Tematy wiadomości e-mail nie mogą wprowadzać w błąd,
• Firmy są odpowiedzialne za swoje wiadomości e-mail, nawet jeśli są one wysyłane przez osoby trzecie.

Podobne przepisy zostały przyjęte przez inne kraje, takie jak Wielka Brytania i Kanada, dlatego ważne jest, aby być ich świadomym podczas projektowania strategii marketingu e-mailowego.

RODO w Unii Europejskiej wprowadziło szereg zasad związanych z marketingiem e-mailowym podobnych do tych z ustawy CAN-SPAM. Artykuł 5 mówi o “zgodności z prawem, uczciwości i przejrzystości”. Zgodnie z tym artykułem firmy muszą wykazać uzasadniony interes i uzyskać zgodę, zanim będą mogły wysyłać komercyjne wiadomości e-mail. Nie zabrania on jednak w żaden sposób wysyłania SPAMu.

Czy istnieją inne sposoby na uniknięcie filtru SPAM?

Istnieje kilka innych kroków, które można podjąć w celu zminimalizowania szans na trafienie wiadomości e-mail do folderu SPAM. Na przykład, powinieneś zawsze utrzymywać swoją listę e-mailową czystą i aktualną, regularnie usuwając nieaktywnych użytkowników i tych z nieprawidłowymi adresami.

Jeśli Twoja firma nie ma wystarczającego doświadczenia w kampaniach e-mailowych, dobrym pomysłem może być zlecenie obsługi e-maili marketingowych stronie trzeciej. EmailLabs, na przykład, może zapewnić prawidłowo skonfigurowane serwery wysyłające i pomóc w dostarczeniu wiadomości do odbiorcy. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów, nasz zespół ekspertów może pomóc w debugowaniu wiadomości e-mail i rozwiązaniu wszelkich potencjalnych problemów.

Podsumowanie

Nie jest tajemnicą, że trafienie wiadomości e-mail do folderu SPAM jest najgorszym scenariuszem dla każdego e-mail marketera. Ale dzięki odpowiedniej strategii i odpowiednim narzędziom oraz zadbaniu o dostarczalność maili można zminimalizować szanse na to, że tak się stanie.

Postępując zgodnie ze wskazówkami przedstawionymi w tym artykule, możesz upewnić się, że Twoje e-maile dotrą do miejsca docelowego i że Twoja wiadomość zostanie zauważona przez jak największą liczbę osób. A jeśli zdecydujesz się na dedykowanego ESP, takiego jak EmailLabs, możesz mieć pewność, że Twoje wiadomości e-mail są dostarczane bezpiecznie i niezawodnie za każdym razem.